Ein optimal umgesetzter Onboarding-Prozess bietet für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zahlreiche Vorteile. Hierzu gehört beispielsweise die signifikant höhere Produktivität. Lässt sich ein Mitarbeiter nämlich schnell einarbeiten und in sämtliche Prozesse integrieren, kann er schon bald sein volles Leistungspotenzial abrufen. Das wiederum motiviert und trägt aktiv zur Fehlervermeidung bei. „So können Unternehmen auch dem Fachkräfteengpass oder einer hohen Fluktuation entgegenwirken“, bestätigen die Gründer der LearningSuite GmbH Alexander Knechtl, Fabio Moretti und Florian Gerstner. Mit ihrer innovativen Lernplattform Learningsuite.io helfen sie Unternehmen dabei, relevante Prozesse auf Basis digitaler Strukturen zu optimieren. Ein Geheimnis stellt es nämlich nicht dar: So wichtig das Onboarding auch ist, so schwierig gestaltet es sich für viele Arbeitgeber. Worauf beim Onboarding-Prozess geachtet werden sollte, um die Einstellung neuer Mitarbeiter zu optimieren, haben die Experten im Folgenden zusammengefasst.
Was unterscheidet LearningSuite von anderen Lernplattformen?
LearningSuite ist die Premium-Lernplattform für Unternehmen, die ihren Onboarding-Prozess optimieren wollen. Mit dem integrierten Video-Recorder und dem Video-Cutter können Inhalte schnell und einfach erstellt werden, was wochenlangen Erstellungsaufwand zu nur wenigen Stunden reduziert. Zusätzlich zu klassischen interaktiven Elementen wie Multiple-Choice, können Aufgaben wie Video- oder Text-Abgaben hinzugefügt werden. Mit der Funktion der Video-Abgaben kann zusätzlich die Ausbildung von Sales- oder Support-Mitarbeitern auf das nächste Level gebracht werden. Die Führungskraft zeigt, wie es geht und die neuen Mitarbeiter machen es nach. Ihre Ergebnisse senden sie in Videoformat zur Bewertung zurück an die Führungskraft. Das reduziert sowohl die Einarbeitungszeit von Mitarbeitern als auch die Fehlerquote enorm und spart Führungskräften Zeit, die sie sonst in die physische Ausbildung investieren müssten.
Diese Aspekte sind auch der Grund, warum nach nur fünf Monaten nach dem offiziellen Launch bereits mehr als 230 zufriedene Kunden und über 25.000 Nutzer auf LearningSuite zählen.
Probleme herkömmlicher Onboarding-Prozesse
Herkömmliche Onboarding-Prozesse, die durch Mitarbeiter durchgeführt werden, zeichnen sich meist durch Inkonsistenz aus. Schließlich kann aufgrund individueller Herangehensweisen nicht gewährleistet werden, dass die Einarbeitung für alle Mitarbeiter gleich verläuft. Für einen bedarfsoptimierten Eingliederungs-Prozess sollte daher auf Konsistenz und die damit einhergehende gleichbleibende Qualität geachtet werden. Digitale Strukturen helfen dabei, dies sicherzustellen.
Ein weiteres Problem besteht im Einspannen anderer Mitarbeiter. Um die Einarbeitung so gut wie möglich zu gestalten, werden hierfür meist erfahrene Mitarbeiter oder Führungskräfte gewählt, die so für ihre eigentliche Arbeit oft stundenlang nicht zur Verfügung stehen. Andererseits kann es durch die ohnehin knappen zeitlichen Ressourcen auch zu Verzögerungen im Einarbeitungsprozess kommen. Schlimmstenfalls sitzen neue Mitarbeiter ohne Arbeit herum. Damit einher geht auch die fehlende Skalierbarkeit. Schließlich können durch die zeitlich knappen Ressourcen weniger Mitarbeiter zeitgleich eingestellt werden, was das Unternehmenswachstum behindert.
Letztlich gilt: Wird ein neuer Mitarbeiter nicht ausreichend in seinen neuen Arbeitsplatz eingebunden, steigt dessen Unzufriedenheit. Ändert sich dieser Zustand nicht, wird er nach der Probezeit kaum im Unternehmen bleiben wollen. Er wechselt dann zur Konkurrenz, was einen massiven Wettbewerbsnachteil mit sich bringt. Zusätzlich können fehlerhafte oder unvollständige Onboarding-Prozesse zu hohen Kosten führen. Schließlich wird die Erhöhung der Fehlerquote begünstigt, was im schlimmsten Fall auch den Verlust von Kunden mit sich bringen kann.
Die Vorteile digitaler Prozesse ausschöpfen
Um dem entgegenzuwirken, gilt es, sich die Möglichkeiten digitaler Tools zunutze zu machen. Dabei bieten sich vor allem digitalisierte Onboarding-Prozesse über entsprechende Schulungsplattformen an. Diese dienen nicht nur als umfängliche Quelle für jegliche relevanten Inhalte zu Arbeitsprozessen, -abläufen, Zuständigkeiten und dergleichen, sondern sorgen zeitlich für einen gleichbleibenden Ablauf. Durch die immergleichen Einarbeitung befinden sich alle Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand, was die Arbeitsabläufe erleichtert und Fehlerquellen minimiert. Zusätzlich bietet sich durch die digitale Aufbereitung die Möglichkeit, die Inhalte beliebig zu erweitern, zu ersetzen und stetig zu optimieren.
Als förderlich erweist sich außerdem der orts- und zeitunabhängige Zugang. Durch den Zugriff über jedes beliebige Gerät, an jedem beliebigen Ort wird damit große Flexibilität geschaffen. Zusätzlich können sich Mitarbeiter bereits vor ihrem ersten Arbeitstag einen ersten Eindruck verschaffen und auch im laufenden Arbeitsalltag immer auf die dort hinterlegten Informationen zurückgreifen. Zeitliche Ressourcen werden gespart und die Onboarding-Prozesse auf ein einheitlich hohes Niveau gebracht. Für Verständnisfragen oder spezifischen Unklarheiten stehen die Experten im Team natürlich auch weiterhin persönlich zur Verfügung.
Auf passende Informationsträger setzen
Mit digitalen Lernplattformen wie LearningSuite.io können derlei digitale Onboarding-Prozesse realisiert werden. Unternehmen produzieren relevante Inhalte in Video- oder Textformat und können diese bequem auf der Plattform platzieren. Dabei profitieren sie neben einer leichten Bedienbarkeit auch von unzähligen Tools, wie der Möglichkeit zur Interaktion der Mitarbeiter. Die Lernerfahrung wird damit positiv beeinflusst. Außerdem können Unternehmen interaktive Bewertungsprozesse wie Videofeedbacks nutzen. So lässt sich auf Basis digitaler Strukturen ein effektives und schnelles Onboarding gestalten.
Samuel Altersberger ist Redakteur beim UnternehmerJournal. Vor seiner Arbeit beim DCF Verlag war er bereits sechs Jahre als freier Autor tätig und hat während dieser Zeit auch in der Marketing Branche gearbeitet.
