Warum jedes Unternehmen ein Forderungsmanagement braucht

Was ist das Forderungsmanagement und welche wesentlichen Schritte umfasst es? Schließlich wird der Frage nachgegangen, für wen sich die Auslagerung des Forderungsmanagements lohnt.

Was ist unter Forderungsmanagement zu verstehen?

Das Forderungsmanagement ist ein Überbegriff für alle Aktivitäten, die ein Unternehmen unternimmt, um ausstehende Forderungen von seinen Kunden einzutreiben. Es beinhaltet jedoch mehr als nur ein professionelles Mahnwesen, da es auch die Auswahl der Geschäftspartner und die unternehmensinterne Organisation berührt. Zu den übergeordneten Zielen des Forderungsmanagements gehört es, Zahlungsausfälle zu verhindern und auf diese Weise die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen.

Interne Organisation als Grundlage

Damit das Forderungsmanagement reibungslos funktionieren kann, ist die interne Organisation von zentraler Bedeutung. Dazu ist es erforderlich, offene Forderungen so zu ordnen und zu registrieren, dass es leicht ist, sich einen schnellen Überblick über ihren aktuellen Status zu verschaffen. In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich, mit automatischen Erinnerungen zu arbeiten, sollte ein Kunde in Zahlungsverzug geraten. Darüber hinaus ist es ratsam, sich intern auf feste Abläufe zu einigen, die keine Unklarheiten entstehen lassen. Wann wird gemahnt und auf welche Weise? Welche Vordrucke beziehungsweise Vorlagen werden für die Mahnung genutzt? Wie sehen die weiteren Schritte aus, sollte der Kunde weiterhin die Zahlung verweigern? Für jedes Szenario braucht es klare Antworten, um späterem Improvisieren zuvorzukommen.

Zahlungsausfälle durch Forderungsmanagement im Vorhinein verhindern

Viele Zahlungsausfälle lassen sich durch gutes Forderungsmanagement bereits frühzeitig verhindern. Besonders bei einem großen Auftragsvolumen empfiehlt es sich, die Bonität des Kunden zu prüfen. Kommt durch diese Überprüfung eine schlechte Zahlungsmoral ans Licht, sollte von einem Geschäft abgesehen werden.

Zahlungsfristen beachten und richtig kommunizieren

Ist es zum Vertragsabschluss gekommen, ist es wichtig, die gesetzlichen Fristen zu kennen und dem Kunden richtig mitzuteilen. Kommen Unternehmen untereinander ins Geschäft, gilt automatisch die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Daher muss sie nirgends extra erwähnt werden. Die 30 Tage gelten, sobald die Rechnung beim Kunden eingegangen ist. Für die postalische Rechnungszustellung wird mit drei Werktagen kalkuliert. Erreicht die Rechnung den Kunden hingegen per Mail, beginnt die Frist unmittelbar nach dem Versenden.

Handelt es sich bei dem Kunden um einen Verbraucher, muss das Zahlungsziel innerhalb der Allgemeinen Geschäftsbedingungen ausgewiesen werden. Soll dem Privatkunden ein individuelles Zahlungsziel eingeräumt werden, muss dieses vertraglich festgehalten sein. Das Zahlungsziel auf der Rechnung zu erwähnen, reicht hingegen nicht aus.

Bei Zahlungsverzug: Fingerspitzengefühl beweisen

Hat der Kunde das Zahlungsziel überschritten, kann es ratsam sein, ihm noch einige Tage Schonfrist zu gewähren. Möglicherweise hat er die Überweisung bereits getätigt, das Geld ist auf dem Konto aber noch nicht eingegangen. Hat er auch nach dieser Zeit noch nicht gezahlt, ist der richtige Zeitpunkt für eine Zahlungserinnerung gekommen.

Unternehmen müssen sich beim Mahnen an keine konkreten Vorschriften halten. Ein Telefonanruf ist genauso möglich wie das Verschicken einer Zahlungserinnerung per Post oder Mail. Handelt es sich um einen guten Kunden, zu dem eine jahrelange Geschäftsbeziehung besteht, könnte ein Anruf am erfolgversprechendsten sein. Zu empfehlen ist in jedem Fall, auf Freundlichkeit zu achten. Kein Kunde wird gerne gemahnt. Eine grobe Formulierung kann leicht zu Missmut und damit zu weiteren Verzögerungen führen.

Die Zahlung bleibt weiter aus: Konsequenzen aufzeigen

Hat der Kunde auf die erste Mahnung nicht reagiert, bietet es sich an, ihm in der zweiten entsprechende Konsequenzen anzudrohen: ein gerichtliches Mahnverfahren oder auch die Weitergabe an ein Inkassounternehmen. Um zu diesem Mittel zu greifen, ist es übrigens nicht nötig, dass der säumige Zahler zuvor drei Mahnungen erhalten haben muss. Dies mag eine verbreitete Praxis sein, rechtlich festgehalten ist sie jedoch nirgends. Die Androhung von Konsequenzen ist im Prinzip schon ab dem Zeitpunkt des Verzuges möglich. Bei vielen Kunden genügt schon die Androhung, um sie zum Zahlen zu bewegen.

Sich mit einem Forderungsmanagement gegen Zahlungsausfälle absichern

Natürlich kann es immer vorkommen, dass eine Zahlung komplett ausfällt. Auch dieser Fall sollte man im Forderungsmanagement nicht vergessen. Dies gilt umso mehr, je größer das Auftragsvolumen ist. Um sich vor massiven Zahlungsausfällen zu schützen, ist es für Unternehmen inzwischen üblich, eine Forderungsausfallversicherung beziehungsweise eine Kreditversicherung abzuschließen.

Für wen lohnt sich ein externes Forderungsmanagement?

Ob Solo-Selbstständiger oder großer Konzern: Für jeden Unternehmer ist ein funktionierendes Forderungsmanagement essentiell. Bei großen Unternehmen gehören entsprechende Abteilungen zum Standard.

Viel mehr als einige grundlegende Kenntnisse in Rechnungswesen sind für das Forderungsmanagement nicht erforderlich. Ob es sich lohnt, es auszulagern, hängt vor allem von den freien Kapazitäten ab. In kleineren Unternehmen ist es oft nicht möglich, diese Aufgabe an Mitarbeiter zu delegieren. Ähnlich geht es vielen Kleinunternehmern oder Freiberuflern. Für sie kann sich die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister rechnen, da ihnen durch die Auslagerung mehr Zeit für ihre eigentliche Geschäftstätigkeit bleibt.