Nachfolgend stellen wir die wichtigsten Punkte näher vor, die im Rahmen einer Geschäftsreise zu beachten sind.
Wichtige Fragen, die ein Unternehmer vor der Planung einer Geschäftsreise beantworten sollte
Eine Geschäftsreise hat stets zur Folge, dass der Unternehmer selbst oder einer seiner Mitarbeiter an diesem Tag nicht im Unternehmen ist. Seine Arbeitskraft wird also für einen anderen Zweck gebraucht. Daher gilt es vor Antritt einer Geschäftsreise folgende Fragen zu beantworten:
- In welcher Stadt/ welchem Bundesland/ Land befindet sich das Ziel der Geschäftsreise?
- Um was für einen Geschäftspartner handelt es sich?
- Wie lange dauert die Geschäftsreise? Ist eventuell sogar eine Übernachtung erforderlich?
- Wie viele Mitarbeiter werden an der Geschäftsreise teilnehmen?
- Welches Verkehrsmittel steht für die Geschäftsreise zur Wahl?
Sind die wichtigsten Fragen beantwortet, steht der Vorbereitung und Planung der Dienstreise nichts mehr im Weg.
Diese Vorbereitungen sind zu treffen
Für die erfolgreiche Durchführung einer Geschäftsreise sind verschiedene vorbereitende Tätigkeiten notwendig, diese sind idealerweise von einem eigenen Bereich zu erledigen. Neben der Vereinbarung des eigentlichen Termines im Unternehmen des Interessenten oder des Kunden soll der Unternehmer beziehungsweise Mitarbeiter möglichst unter kosten- und energieeffizienten Aspekten an das Ziel seiner Dienstreise gelangen. Daher ist die Wahl des richtigen Verkehrsmittels für viele Unternehmen von großer Wichtigkeit.
Neben dem Dienstauto oder dem Privat-PKW des Dienstreisenden kommen als weitere Verkehrsmittel ebenfalls Mietauto, Zug, Bus, Flugzeug oder Mitfahrzentrale infrage. Die meisten Unternehmen lehnen im Unterschied zu früheren Jahren eine innerdeutsche Reise mit dem Flugzeug ab. Welche der weiteren Reisemöglichkeiten in die nähere Wahl kommen, hängt von mehreren Faktoren wie der Entfernung, dem Datum der Reise beziehungsweise der Anzahl der Teilnehmer ab und ist stets eine individuelle Geschäftsentscheidung. Auch Rahmenverträge mit Mietwagenunternehmen oder vergünstigte Bahntarife können ein Grund sein, diese Verkehrsmittel für die Dienstreise zu wählen.
Weitere Rahmenbedingungen, die bei der Durchführung einer Geschäftsreise Beachtung finden sollten
Geht es um die aufgewendete Arbeitszeit für eine Geschäftsreise, gelten dafür die Bestimmungen des aktuellen Arbeitszeitgesetzes. Dort ist klar geregelt, wie es mit dem Thema Arbeitszeit während einer Dienstreise aussieht, was bei einer notwendigen Übernachtung zu beachten ist sowie weitere Regelungen.
Generell ist die gesamte Zeit der Geschäftsreise, also ab Antritt bis zum Ende der Geschäftsreise, als Arbeitszeit zu betrachten. Davon ausgenommen ist die Zeit einer Übernachtung, die als Freizeit gilt. Auf jeden Fall muss bei einer Geschäftsreise berücksichtigt werden, dass die zulässige Stundenzahl je Arbeitstag von zehn Stunden nicht überschritten werden darf. Unternehmen legen daher bereits bei der Terminvereinbarung Wert darauf, dass der Mitarbeiter die gesamte Zeit der Geschäftsreise über im Rahmen seiner üblichen Arbeitszeit bleibt.
Über die Abrechnung der Dienstreise
Bei der Abrechnung einer Dienstreise gilt das Reisekostengesetz des jeweiligen Bundeslandes. Sämtliche dem Unternehmer oder Mitarbeiter im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise entstandenen Kosten sind diesem über die Reisekostenabrechnung zu erstatten. Dies beinhaltet unter anderem die Spritkosten und Parkgebühren, bei einer Übernachtung die Hotelkosten, Auslagen für Telefon und weitere Kosten. Sind durch die Dienstreise Überstunden entstanden, sind auch diese dem Unternehmer oder Mitarbeiter gutzuschreiben oder zu vergüten.
Alles Wichtige zur Verpflegungspauschale bei Geschäftsreisen
In den vergangenen Jahren hat es hinsichtlich der Verpflegungspauschale einige wichtige Änderungen gegeben. Wie bereits gesagt, ist ein Unternehmen verpflichtet, die durch die Geschäftsreise eventuell entstandenen Übernachtungskosten zu vergüten. Dazu kommt eine sogenannte Verpflegungspauschale, die dem Arbeitnehmer zusteht. Seit dem Jahr 2020 sind neue Pauschalen für Geschäftsreise in Kraft getreten. So erhalten Dienstreisende bei einer Dienstreise, die mehr als acht Stunden dauert, eine Pauschale in Höhe von 14 Euro ausgezahlt. Bei einer Dienstreise, die mit mehr als 24 Stunden zu Buche schlägt, liegt die dem Arbeitnehmer zustehende Verpflegungspauschale bei Geschäftsreisen bereits bei 28 Euro.
Abrechnung einer Geschäftsreise
Eine Dienstreise muss ordnungsgemäß abgerechnet werden. Einer der Gründe ist, dass die Kosten für die Dienstreisen gebucht werden müssen. Außerdem sind Reisekostenabrechnungen steuerlich wie Rechnungen zu behandeln und unterliegen deshalb einer bestimmten Aufbewahrungspflicht. Die genauen Bestimmungen für die Abrechnung und Aufbewahrung sämtlicher Dienstreiseunterlagen finden sich ebenfalls im Reisekostengesetz der Bundesländer. Für die individuellen Abrechnungen verwenden Unternehmen am besten ein einheitliches Formular. In der Regel muss der Arbeitnehmer die Richtigkeit der gemachten Angaben über die Dienstreise mit seiner Unterschrift quittieren.
Ana Karen Jimenez ist Redakteurin beim Deutschen Coaching Fachverlag und hat ihren Bachelor in Literaturwissenschaften und Spanisch an der Eberhard Karls Universität Tübingen abgeschlossen. Sie ist in den Magazinen für lesenswerte Ratgeber und vielfältige Kundentexte verantwortlich.
