Margot Königshofer: Wie Start-ups ihre Lieferketten optimieren können

Fast ein Drittel aller Start-ups in Deutschland agiert im Jahr 2022 in der Informations- und Kommunikationstechnologie. Folgerichtig gibt es zahlreiche Dienstleister wie Social-Media- und Marketing-Experten, auf die junge Gründer zurückgreifen können, erklärt Margot Königshofer. Wer jedoch ein nicht digitales Produkt anbieten möchte, muss noch vor dem ersten umgesetzten Euro passende Hersteller und Lieferanten finden – am liebsten kostengünstig, fair, nachhaltig und aus einer Hand. Nicht selten entstehen dadurch Geschäftsbeziehungen mit zig verschiedenen Lieferanten, was Kommunikationsprobleme, lange Lieferwege und nicht selten auch Lieferengpässe mit sich bringt. „Start-ups konzentrieren sich natürlich lieber auf den Vertrieb, als den Einkauf“, sagt Margot Königshofer von der Procfit GmbH. „Ihr Ziel ist es schließlich in erster Linie, Kunden zu gewinnen.“ Die 39-jährige Unternehmerin aus Österreich hat vor sechs Jahren erkannt, wie Start-ups von ihrer persönlichen Expertise im Einkauf profitieren könnten. Mit der Procfit GmbH hat sie die „externe Einkaufsabteilung“ für Start-ups und junge Unternehmen gegründet.

Margot Königshofer war vor Gründung der Procfit GmbH jahrelang im Einkauf großer Unternehmen tätig. Sie weiß, wie Lieferketten von null auf 100 aufgebaut oder bestehende Strukturen optimiert werden können. Auf ihre Expertise greifen Start-ups, junge und schnell wachsende Unternehmen, Onlinehändler und Amazon-Seller zurück. Welches Produkt sie anbieten, ist dabei völlig egal – die Procfit GmbH kann auf ein Netzwerk aus 70.000 Lieferanten auf der ganzen Welt zurückgreifen. In der Zusammenarbeit geht es aber nicht nur darum, Kontakte zu vermitteln. Margot Königshofer und ihr Team bieten das All-In-Paket: Von der Kommunikation mit Lieferanten über die Vertragsgestaltung bis hin zur Optimierung der kompletten Einkaufsstrategie. Im Interview hat Margot Königshofer verraten, wie Corona nicht nur den Markt, sondern auch ihr eigenes Mindset verändert hat, warum sich die Procfit GmbH auch sechs Jahre nach der Gründung auf Start-ups konzentriert und weshalb der Unternehmerin Empathie und Leidenschaft wichtiger sind als Zahlen. 

Margot Königshofer von der Procfit GmbH bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im UnternehmerJournal, Margot Königshofer! Mit Ihrem Unternehmen, der Procfit GmbH, unterstützen Sie junge Unternehmen beim Aufbau von Lieferketten. Warum genau benötigen Ihre Kunden dabei Ihre Hilfe? Was kann passieren, wenn man als Start-up selbst versucht, mit Lieferanten in Kontakt zu kommen?

Der Aufbau von Lieferketten kostet Nerven und Geld. Währenddessen können sich die Jung-Unternehmer nicht auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Es ist ja so: Was man nicht so gut kann, sollte man outsourcen und dabei Experten für sich arbeiten lassen. Viele Start-up-Gründer wissen das und kontaktieren deshalb die Procfit GmbH. Wer es dennoch selbst versucht, baut Lieferketten häufig dezentral auf. Sie buchen beispielsweise einen Lieferanten für Zutaten, einen für Verpackungen, einen für die Produktion – das funktioniert nicht, da immer jemand Mist baut. An den vielen verschiedenen Ansprechpersonen scheitert es tatsächlich oft! Ziel sollte daher eine zentrale Lieferkette sein. 

Wie genau läuft die Zusammenarbeit mit der Procfit GmbH ab? Wie agieren Sie in der Praxis, damit es besser funktioniert?

Da wir uns mit der Procfit GmbH zwar auf junge Unternehmen, aber nicht auf ein bestimmtes Produkt fokussieren, ist die Zusammenarbeit sehr individuell. Wir verfolgen verschiedene Ansätze. Im Endeffekt schauen wir uns alle bestehenden Prozesse an, die mit dem Einkauf zusammenhängen und bieten eine All-In-Lösung. Heute profitieren wir von unserer Erfahrung aus über 700 Projekten und unserem wahnsinnig großen Netzwerk. Wir arbeiten mit weltweit 70.000 Herstellern in Europa, Asien und Amerika zusammen. Wir haben außerdem 250 Procfit-Einkaufsexprten an der Hand. Die Kombination aus Netzwerk und Erfahrung ist es, die uns unschlagbar macht. 

Welche Ergebnisse erhoffen sich Ihre Kunden der Procfit GmbH, wenn sie mit Ihnen zusammenarbeiten? Streben Sie immer eine dauerhafte Zusammenarbeit mit den Unternehmen an?

Sie hoffen, durch uns an einen zuverlässigen Hersteller für ihr Produkt zu kommen und gute Einkaufspreise auszuhandeln. Sie wünschen sich außerdem die Sicherheit, dass alles reibungslos funktioniert. Ob wir kurz- oder langfristig zusammenarbeiten, entscheidet der Kunde. Wir können in kurzer Zeit eine Lieferkette aufbauen oder optimieren und dann das Feld räumen – wir können unseren Kunden der Procfit GmbH aber auch langfristig betreuen. Mit einigen Start-ups arbeiten wir zwei Monate an Projekten, mit anderen über Jahre.

Vor diesen Herausforderungen stehen junge Unternehmen im Einkauf

Sie haben eben angesprochen, dass Sie mit der Procfit GmbH nicht nur Lieferketten für neue Produkte aufbauen, sondern auch bestehende Lieferketten optimieren können. Was genau muss dabei in der Regel optimiert werden?

Meistens sind unsere Kunden der Procfit GmbH mit ihrem jetzigen Hersteller nicht zufrieden. Sie möchten einen neuen Lieferanten gewinnen. Andere haben schlechte Einkaufskonditionen ausgehandelt und merken, dass sie zu viel zahlen. Unsere Experten starten dann eine internationale Ausschreibung und übernehmen auch die Verhandlung. Im weiteren Schritt schauen wir uns die Prozesse an. Wo kann unser Kunde zum Beispiel beim Verpackungsmaterial sparen? Optimieren kann man auch die Kommunikation mit den Herstellern. Dabei kann viel falsch gemacht werden. 

Das hört sich vielversprechend an. Gibt es dennoch Vorurteile gegenüber Ihrem Angebot bei der Procfit GmbH, die Ihnen begegnen?

Einige spätere Kunden bezweifeln am Anfang, dass wir wirklich 70.000 Hersteller in unserem Portfolio haben. Oder sie glauben nicht, dass wir ihnen wirklich smarte, nachhaltige Lieferketten aufbauen können. Das sind aber tatsächlich die einzigen Bedenken, die wir zu hören bekommen und die können wir natürlich auch schnell ausräumen.

Margot Königshofer: Was ihr Unternehmen von anderen unterscheidet

Gibt es auf Ihrem Markt vergleichbare Anbieter? Wenn ja, was unterscheidet die Procfit GmbH von ihnen?

Die gibt es – und darunter leider auch viele schwarze Schafe. Von unseren Kunden, die vor unserer Zusammenarbeit bei einem anderen Anbieter waren, hören wir das häufig. Am Markt gibt es viele klassische Unternehmensberater, die viel erzählen, aber wenig bewirken. Von denen unterscheidet sich die Procfit GmbH schon einmal grundlegend, da wir keine Unternehmensberatung sind. Wir sind ein Dienstleister – mit Fokus auf Leistung – das heißt, wir liefern ab. Viele Anbieter in der Branche geben einfach irgendwelche Lieferantenkontakte weiter und lassen sich dafür bezahlen. Das geht meistens schief.

Schließlich ist der Kontakt erst einmal die halbe Miete. Man muss auch wissen, wie man mit dem Lieferanten kommuniziert, welche Preise am Markt üblich sind und wie man Verträge gestaltet. Im Unterschied zu anderen Anbietern bauen wir auch Lieferketten auf. Dabei ist mir auch besonders empathisches Verhalten wichtig. Darauf achte ich auch sehr bei meinen Mitarbeitern. Wir verstehen uns bei jedem Projekt als Co-Founder für eine gewisse Zeit – und genau so agieren wir auch. Wir arbeiten schnell, transparent, sind erreichbar und arbeiten dabei natürlich auch kosteneffizient. 

Gibt es Anhaltspunkte, an denen man schon vor einer Zusammenarbeit spüren kann, ob es sich um einen professionellen Dienstleister handelt?

Man erkennt es, indem man viele Fragen stellt und darauf achtet, wie oberflächlich oder tiefgreifend die Antworten sind. Dann weiß man sofort, ob das Gegenüber etwas vom Aufbau einer Lieferkette und Supply-Chain-Management versteht oder nicht. Und natürlich gibt es auch für Dienstleister Referenzen. Heutzutage ist es zum Glück einfach, nach Erfahrungsberichten zu recherchieren. 

Das macht die Zusammenarbeit der Procfit GmbH mit Start-ups besonders wertvoll

Können Sie in dem Zusammenhang von einer Kundenstory erzählen, die Ihre Arbeit der Procfit GmbH besonders gut widerspiegelt?

Wir hören oft und gern, dass wir sympathisch sind und dabei gleichzeitig auch mit unseren Kompetenzen überzeugen. Es ist kaum zu glauben, aber das ist am Markt tatsächlich selten zu finden. Wenn ich die Zusammenarbeit an einem bestimmten Beispiel erläutern soll, fällt mir da besonders ein Kunde ein. Er ist Shop-Betreiber, betreibt derzeit um die 40 Onlineshops und beschäftigt 500 Mitarbeiter, mit denen er mittlerweile einen Umsatz von 150 Millionen Euro gemacht hat. Wir arbeiten mit ihnen zusammen, seit sie noch ein Start-up waren und konnten ihnen dabei helfen, dorthin zu kommen, wo sie heute stehen. In wenigen Jahren möchten sie sogar an die Börse gehen. Das ist ein Ergebnis, an das ich mich gern erinnere – die Erfolge der Procfit GmbH sprechen also für sich.

Dieser Kunde ist also schon etwas größer. Grundsätzlich haben Sie sich mit der Procfit GmbH auf Start-ups und junge Unternehmen fokussiert. Warum arbeiten Sie gern mit jungen Unternehmen zusammen?

Das hat sich einfach so entwickelt. Von Beginn an haben wir uns nur auf Start-ups in Deutschland konzentriert, obwohl wir auch Büros in Wien und New York haben. Durch die Werbung, die wir geschaltet haben, durch unser Netzwerk und Weiterempfehlungen hat sich das immer weitergesponnen. Unsere Zielgruppe hat sich dennoch erweitert. In letzter Zeit kommen damit auch immer mehr bekannte Unternehmen auf uns zu, da sie einfach keine Ressourcen mehr haben. Sie finden keine Mitarbeiter mehr für den Einkauf und sourcen diese Aktivitäten aus. Dennoch macht mir die Zusammenarbeit mit Start-ups am meisten Spaß.

„Ich liebe die Mentalität junger Unternehmer und mit wie viel Leidenschaft und Offenheit sie ihr Produkt groß machen möchten. Mittelständlern fehlt diese Einstellung häufig.“

Wie sind Sie dorthin gekommen, wo Sie jetzt stehen? Wir würden an dieser Stelle gern über Ihren Werdegang sprechen. 

Ich bin seit 17 Jahren im Einkauf tätig und war früher in großen Konzernen angestellt. Ich habe praktisch schon alles eingekauft: Lebensmittel, Elektronik, Möbel, Kosmetik, Mode und dergleichen. Dabei hatte ich schon jedes Produkt und jede Lieferkette in der Hand. Davon lernt man am besten! Seit meiner eigenen Gründung lerne ich trotzdem jeden Tag weiter, tausche mich mit vielen verschiedenen und inspirierenden Persönlichkeiten in meinen Netzwerken aus. Gleichzeitig finde ich es aber wichtig, sich hin und wieder auch zurückzuziehen und dem Ganzen ein wenig Ruhe zu geben. Das bildet mehr weiter als alles andere. Am Ende des Tages musst du als Mensch funktionieren, nicht als Lexikon.

Welcher Moment hat Sie in den vergangenen drei Jahren am meisten geprägt?

Es gab und gibt viele prägende Momente. Für mich war es mehr eine Feststellung als ein Moment. Zur Erklärung muss ich kurz einen Schritt zurückgehen: Die ersten drei Jahre nach Gründung meines Unternehmens waren der Wahnsinn. Ich habe meine kleine Tochter gestillt und habe eine weitere Tochter bekommen. Mit meinen zwei kleinen Kindern habe ich Tag und Nacht gearbeitet. Dann habe ich irgendwann festgestellt, dass ich alles super aufgebaut und plötzlich mehr Zeit habe. Genau dann hat mich Corona völlig erwischt und ein halbes Jahr lang außer Gefecht gesetzt. Ich bin davon überzeugt, dass das nicht nur an Corona lag, sondern dass mein Körper einfach ausgebrannt war durch das geleistete Pensum der vergangenen Jahre. Da lernt man ganz schnell, dass man seinen Körper und den Geist nicht vergessen darf, da alles andere sonst nicht funktioniert. Das war sehr einschneidend für mich. 

Margot Königshofer über die Zukunft der Branche und Procfit GmbH

Wie schätzen Sie als Expertin den Trend in Ihrer Branche ein? Bleiben die Lieferanten in China?

Lieferketten sind im Wandel. Wer jetzt noch mit Fabriken in Asien zusammenarbeitet, möchte plötzlich eine Lieferkette in Europa. Wer eine komplett neue Lieferkette aufbaut, möchte ebenfalls vollständig in Europa produzieren lassen. Es bewegt sich alles zurück. Zudem spielt die Inflation eine große Rolle. Wir sind momentan bei 10 Prozent und Firmen müssen sich darauf einstellen, dass es weitere Preiserhöhungen geben wird. Und zwar nicht mehr wie früher, als die Lieferanten ihre Preise einmal im Jahr um 0,5 Prozent erhöht haben. Mittlerweile sind es vielleicht sechs Erhöhungen im Jahr mit jeweils einem Prozent. Das sind zwei große Herausforderungen, die ich sehe.

„Man muss sich als Unternehmen gut aufstellen und strategisch mit seinen Partnern zusammenarbeiten, um das bewerkstelligen zu können.“

Warum sind chinesische Produzenten nicht mehr so attraktiv für deutsche Unternehmen?

Grund ist die No-Covid-Politik in Asien. Wenn ein Mitarbeiter Corona hat, schließt die ganze Fabrik. Lieferketten werden dadurch unterbrochen und die Ware ist sehr lange unterwegs. Die Lieferung auf dem Seeweg dauert dann keine sechs bis acht Wochen mehr, sondern ein halbes Jahr. 

Welche Vision haben Sie für Ihr Unternehmen, wo möchten Sie noch hin?

Ich möchte mich als Founderin weiter auf diese aufregende Reise einlassen. Ich lerne im Alltag so tolle Persönlichkeiten mit großartigen Produktideen kennen. Es macht mir Spaß, ihnen zu helfen und mit ihnen gemeinsam zu wachsen – beruflich und persönlich. Ich strebe nicht an, soundsoviel Euro Umsatz oder soundsoviele Mitarbeiter zu haben. Es ist mir viel wichtiger, diese Freude an der Arbeit beizubehalten. Alles andere ergibt sich von selbst.