Viele Kanzleien sehen sich inzwischen dazu gezwungen, die Anforderungen an neue Mitarbeiter deutlich zurückzuschrauben, um überhaupt noch Fachkräfte zu finden, die ihre Mandanten betreuen können. Diese Herangehensweise mag eine kurzfristige Entlastung versprechen, doch auf lange Sicht erweist sie sich als fatal. „Wir beobachten immer wieder, dass Kompromisse bei der Kandidatenwahl zu großen Schwierigkeiten führen, weil ein Team, das bereits am Limit läuft, zusätzlich belastet wird“, sagt Marius Kurz, Gründer und Geschäftsführer der Kurz und Klein GmbH.
„Ein Mitarbeiter, der für seine Aufgabe schlecht geeignet ist, kann unmöglich schnell produktiv werden und bedeutet daher einen Mehraufwand für die Kanzlei. Noch schlimmer wird es, wenn er charakterlich nicht ins Team passt und sich dadurch Konflikte am Arbeitsplatz ergeben. In der Folge stellt sich genau das ein, was eigentlich vermieden werden sollte: Es kommt zu noch mehr Überstunden, steigenden Krankheitstagen und im schlimmsten Fall sogar zu Kündigungen langjährig guter Mitarbeiter – neue Mandate können unter diesen Bedingungen sicherlich nicht übernommen werden.“
„Solche Szenarien lassen sich vermeiden, wenn der Kanzleiinhaber nicht mehr als Bittsteller am Arbeitsmarkt auftreten muss, weil geeignete Fachkräfte lieber für ihn als für eine andere Kanzlei in der Region arbeiten und sich von selbst bei ihm bewerben“, fügt sein Geschäftspartner Simon Klein hinzu.
Nachhaltige Lösung der Personalfrage in Kanzleien durch Kurz und Klein
Die beiden Recruiting-Experten Marius Kurz und Simon Klein blicken mit der Kurz und Klein GmbH auf fünf erfolgreiche Jahre zurück, in denen sie ihre Erfahrung aus dem Marketing für Großevents und namhafte Unternehmen in die Mitarbeitergewinnung übersetzten, um sich schließlich auf die Kanzleibranche zu spezialisieren. Das sechsköpfige Team der Recruiting-Agentur Kurz und Klein GmbH entwickelt Maßnahmen, die zu einer schnellen Besetzung offener Stellen und einem beständigen Strom qualifizierter Bewerbungen führen. Die Personalfrage der Kanzleien wird damit nachhaltig gelöst, sodass die Mitarbeiter entlastet und weitere Mandate übernommen werden können. Die Kurz und Klein GmbH verwaltet als Branchenpartner für mittelständische Kanzleien in Deutschland, Österreich und der Schweiz aktuell ein hohes sechsstelliges Monatsbudget.
Marius Kurz und Simon Klein von der Kurz und Klein GmbH bei uns im Interview!
Herzlich willkommen im UnternehmerJournal, Marius Kurz und Simon Klein! Ihre Erfolge bei der Mitarbeitergewinnung für Kanzleien haben sich herumgesprochen, weniger bekannt ist, wie Sie methodisch vorgehen. Können Sie uns Ihren grundsätzlichen Ansatz beschreiben?
Simon Klein: Wir haben eine eigene Methode entwickelt, die wir Target-Kanzlei-System nennen. Mit ihrer Hilfe gelingt es uns bei der Kurz und Klein GmbH, die Kanzleien aus der Position eines Bittstellers am Arbeitsmarkt herauszubringen. Sie werden also nicht nur ihre offenen Stellen besetzen, sondern laufend Bewerbungen von qualifizierten Kandidaten erhalten. Am Anfang steht bei uns eine umfassende Analyse der jeweiligen Kanzlei: Worauf ist sie ausgerichtet und wie ist sie aufgestellt? Eine Großkanzlei in einem Ballungsgebiet, die größere Unternehmen und Konzernstrukturen betreut, hat natürlich ganz andere Anforderungen an die Kandidaten als ein Steuerberater, der Mittelständler und eventuell auch Privatpersonen betreut. Zudem stellt sich beispielsweise die Frage, ob die Mitarbeiter digital arbeiten oder persönliche Kundenkontakte pflegen.
Wenn wir die fachlichen und persönlichen Fähigkeiten passender Fachkräfte identifiziert haben, geht es im zweiten Schritt darum, die Stärken der Kanzlei herauszuarbeiten: Welche Vorteile hätte ein Wechsel des Arbeitgebers für sie? Welche Zukunftsperspektiven bietet die Kanzlei neuen Mitarbeitern? Welche Werte zeichnen die Kanzlei aus? Diese Informationen nutzen wir, um dem potenziellen Bewerber die richtigen Argumente zu geben, um sich bei unseren Kunden zu bewerben. Dabei setzen wir von der Kurz und Klein GmbH auf soziale Netzwerke wie Facebook, Instagram und TikTok, um die Werte und Stärken der Kanzleien bei potenziellen Bewerbern bekannter zu machen – die Kandidaten gewinnen wir hingegen vorwiegend über fachspezifische Kanäle und auch über Indeed oder StepStone.
Marius Kurz: „Bei uns geht Qualität über Quantität“
Der nächste Punkt wäre der Bewerberprozess. Wie sieht es damit bei Ihnen aus?
Marius Kurz: Wir von der Kurz und Klein GmbH legen beim Bewerberprozess großen Wert auf hohe Standards. Bei uns gibt es keine Schnellbewerbungen, die mit drei Klicks erledigt sind, sondern ein ausführliches Verfahren. Während also andere die Standards senken, um möglichst viele Bewerber anzuziehen, geht es uns um die besten Fachkräfte. Schnellbewerbungen haben sich in unserem Bereich nicht bewährt, weil hoch qualifizierte Mitarbeiter einen ordentlichen Bewerberprozess gewohnt sind, in dem sie sich und ihre Fähigkeiten vorstellen können. Bei einer Kurzbewerbung fragen sie sich, ob der Arbeitgeber nicht auch alles andere auf die Schnelle erledigt.
Wir wollen mit gehobenen Standards attraktiver sein. Denn Exklusivität erzeugt in einem überfüllten Markt Aufmerksamkeit und diese Aufmerksamkeit brauchen Kanzleien, wenn sie Bewerber von sich überzeugen möchten. Gute Bewerber besitzen ohnehin gute Office-Fähigkeiten, weshalb die Erstellung von Lebenslauf und Co. kein Hindernis darstellt, wenn der Bewerber den Job wirklich möchte. Der Aufwand für die Einrichtung solcher Prozesse ist im ersten Moment natürlich größer, doch am Ende können exzellente Mitarbeiter eingestellt werden. Bei der Kurz und Klein GmbH geht Qualität über Quantität – unsere Partner müssen bei der Besetzung ihrer Positionen also keine Kompromisse eingehen.
Eine intensive Betreuung: Simon Klein und Marius Kurz von der Kurz und Klein GmbH über die Zusammenarbeit mit ihren Kunden
Mit welchem Zeitaufwand müssen die Kanzleien bei der Zusammenarbeit mit Ihnen rechnen?
Simon Klein: Wir führen eingangs ein ausführliches Gespräch, bei dem wir alle Informationen einholen, die wir für unsere Arbeit benötigen. Ab diesem Zeitpunkt übernehmen wir von der Kurz und Klein GmbH, sodass unser Partner erst wieder gefragt ist, wenn es um die Auswahl der Kandidaten und die Einstellungsgespräche geht. Im Gegensatz zu anderen Anbietern haben wir allerdings eine sehr intensive Betreuung, sodass die Kanzlei jederzeit über den Stand der Dinge informiert ist.
Eine intensive Betreuung zusätzlich zu regelmäßigen Teams-Meetings und einer WhatsApp-Gruppe nach Wunsch des Kunden bedeutet für uns aber auch, dass wir gemeinsam mit der Kanzlei überlegen, wie sie als Arbeitgeber attraktiver wird. Unsere Kunden der Kurz und Klein GmbH fragen uns am Anfang der Zusammenarbeit häufig, ob es in ihrer Region überhaupt qualifiziertes Personal gibt. Wir antworten dann: Die Fachkräfte sind durchaus vorhanden, doch sie arbeiten in einer anderen Kanzlei. Den Wettkampf um die besten Mitarbeiter gewinnt am Ende derjenige, der die besten Bedingungen anbietet.
„Hoch qualifizierte Fachkräfte wollen einen Arbeitgeber, der sich um seine Mitarbeiter kümmert, ein gutes Arbeitsklima schafft, interessante Projekte verfolgt und exzellente interne Prozesse einrichtet.“
Um ein guter Arbeitgeber zu sein, braucht es aber auch ein gutes Team: Denn nur so kann sich der Inhaber um diese wichtigen Dinge kümmern, ohne ständig Brände bei Mandaten löschen zu müssen oder interne Streitigkeiten und Intrigen zu bändigen. Ein gutes Team erzeugt also eine Aufwärtsspirale und um dort hinzukommen, ist aktive Personalgewinnung der richtige Schlüssel. Es gibt viele Möglichkeiten, die Fachkräfte von einer Bewerbung zu überzeugen. Wir finden von der Kurz und Klein GmbH heraus, was für die jeweilige Kanzlei infrage kommt.
So werden Kanzleien konkurrenzfähig
Wie gehen Sie konkret vor, um eine Kanzlei in der Personalfrage konkurrenzfähig zu machen?
Marius Kurz: Unser Target-Kanzlei-System beinhaltet einen Zertifizierungsprozess, mit dessen Hilfe wir herausfinden, welche zusätzlichen Maßnahmen sinnvoll erscheinen. Wir machen in Zusammenarbeit mit dem Target Institut eine Bestandsaufnahme und gleichen den Ist-Zustand mit einem idealen Standard ab. Dabei werden Punkte vergeben, sodass die Kanzlei genau sieht, wo sie momentan steht und was sie noch tun kann, um für potenzielle Bewerber interessant zu werden. Die Kanzleien profitieren davon, dass wir uns eingehend mit dem Thema befassen. Das Target-Audit geht weit über die typischen Benefit-Checklisten, wie Urlaubstage, Homeoffice und Co. hinaus, denn im Bereich der Benefits ist es inzwischen zu einem Wettrüsten gekommen, das weit am Ziel vorbeigeht.
„Wir stellen immer wieder fest, dass es zahlreiche Benefits gibt, die von den Mitarbeitern nicht genutzt werden.“
Es dreht sich also um die wirkungsvollsten Maßnahmen, die dann natürlich auch für die Mitarbeiterbindung wichtig sind. Dazu zählen unter anderem die Geschichte und die Zukunftsplanung der Kanzlei, ihr Digitalisierungsgrad, die Karrierechancen sowie die Mandantenklientel und weitere wichtige Differenzierungspunkte, die allerdings ein Geheimnis zwischen uns und unseren Kunden bleiben.
Simon Klein zur Gründung der Kurz und Klein GmbH
Woher stammt Ihre Expertise im Bereich Mitarbeitergewinnung und warum haben Sie sich auf Kanzleien spezialisiert?
Simon Klein: Marius kommt aus einer Rechtsanwaltsfamilie und kennt sich daher mit den Herausforderungen und Problemen der Kanzleiinhaber sehr gut aus. Kennengelernt haben wir uns, während er seine Ausbildung zum Finanzassistenten absolvierte und ich Wirtschaftsinformatik studierte. Wir wollten immer ein eigenes Unternehmen aufziehen, haben aber zunächst berufliche Erfahrungen gesammelt: Marius im Private Banking, wo er für erfolgreiche Akademiker und Geschäftsführer mittelständischer Unternehmen tätig war – und ich im IT-Projektmanagement und bei der Einführung effizienter Prozesse. Es kam dann zur Gründung unserer Marketingagentur Kurz und Klein GmbH, die mit kleinen Projekten wie der Erstellung von Google-Einträgen für Kanzleiinhaber und kleine Unternehmen begann. Wir bekamen bald umfangreichere Aufträge und übernahmen beispielsweise das Marketing für Großevents mit mehreren tausenden Teilnehmern oder entwickelten einen digitalen Verkaufskanal für einen Energieversorger.
Es kamen in dieser Zeit auch immer wieder Anfragen zur Mitarbeitergewinnung aus der Logistikbranche, die wir gern angenommen haben, weil es sich um eine echte Herausforderung handelte. Es sprach sich schnell herum, dass wir gute Arbeit leisten, und so hatten wir es bald mit den verschiedensten Branchen zu tun. An einer Spezialisierung kamen wir letztlich jedoch nicht vorbei – und die Entscheidung fiel zugunsten der Kanzleien, für die wir unsere Target-Methode entwickelten, um sie zum Ziel von Bewerbungen zu machen. Wir blicken inzwischen auf fünf erfolgreiche Jahre mit unserer Agentur Kurz und Klein GmbH zurück und sind bereits seit 4 Jahren vom TÜV SÜD nach der ISO 9001 zertifiziert und auch vom BVMW für unsere Beratungsqualität ausgezeichnet.
Marius Kurz zur Mission der Kurz und Klein GmbH
Können Sie zum Schluss Ihre Mission in einigen Sätzen zusammenfassen?
Marius Kurz: Es geht uns in erster Linie darum, dass die Arbeit in der Kanzlei wieder den Status bekommt, den sie als gesellschaftlich wichtige Tätigkeit verdient. Wir wollen den Kanzleien ihre Aufgabe erleichtern, indem wir ihnen die Mitarbeitergewinnung abnehmen, damit sie sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Als Agentur stehen wir von der Kurz und Klein GmbH für nachhaltige Lösungen, die zu Sicherheit, den besten Fachkräften, Stabilität und Wachstum führen.
Hier klicken, um zur Webseite von der Kurz und Klein GmbH zu gelangen.
