Viele Steuerberater können sich über zu wenig Arbeit derzeit kaum beschweren: Im Gegenteil, auch durch die zahlreichen Sonderregelungen im Zuge der Corona-Pandemie hat das Arbeitspensum der meisten Steuerkanzleien schwindelerregende Höhen erreicht. Gleichzeitig schlägt der Fachkräftemangel samt chronischer Unterbesetzung zu Buche. Für viele Steuerberater ist an eine ausgewogene Work-Life-Balance daher nicht mehr zu denken. Was in Stoßzeiten einmal zu bewältigen ist, kann auf Dauer das Wohlbefinden und die familiäre Situation stark belasten. Dabei kann man mit den richtigen Maßnahmen die Zeitqualität und den Erfolg eines Steuerberaters schnell voranbringen, sind sich die Kanzleiberater Michael Wohlfart und Bastian Schoder, die Geschäftsführer der Kanzleibooster GmbH, sicher.
„Viele Steuerberater haben bis zu 80 Stunden in der Woche gearbeitet, bevor sie Unterstützung bei uns gesucht haben. Diese Mehrarbeit macht es mit der Zeit immer schwieriger, den eigenen Ansprüchen gerecht zu werden – vom stark beeinträchtigten Privatleben ganz zu schweigen“, so die Experten der Kanzleibooster GmbH. Die Kanzleiberater Michael Wohlfart und Bastian Schoder haben es sich daher zur Aufgabe gemacht, Steuerkanzleien von ihrem hohen Arbeitspensum zu entlasten und durch neue Strukturen für schnellere Umsetzungsprozesse zu sorgen.
Kanzleibooster GmbH: Diese Strategien sorgen für mehr Zeit
Mit einem umfangreichen Analysegespräch machen sich Michael Wohlfart und Bastian Schoder mit den Strukturen der jeweiligen Steuerkanzlei vertraut. Als Erstes prüfen die Kanzleiberater den Mandantenstamm ihrer Kunden der Kanzleibooster GmbH auf Rentabilität und potenzielle Problemfälle. „Vielen Steuerberatern ist gar nicht bewusst, dass etwa 80 Prozent der Probleme auf nur 20 Prozent der Mandanten zurückgehen“, berichtet Michael Wohlfart. „Dieses Missverhältnis sorgt dafür, dass unsere Kunden bei der Betreuung dieser Mandanten überproportional viel Zeit investieren und unterm Strich sogar draufzahlen.“ Der Kanzleiberater weiß, dass viele Steuerberater ihren Mandanten ehrlich helfen möchten, dabei jedoch eine Art Helfersyndrom entwickeln können. „Daher helfen wir hier mit unserer ABC-Analyse: Wir zeigen den Kunden ihre problematischen Mandanten auf und helfen im Anschluss bei der Trennung.“ Die Kanzleibooster GmbH unterstützt Steuerberater zudem dabei, in Zukunft unpassende Mandate zu vermeiden und stattdessen höherpreisige Mandanten für die Kanzleien zu gewinnen.
Mit den richtigen Methoden der Kanzleibooster GmbH zu messbaren Ergebnissen
Neben der Mandantschaft bieten auch die kanzleiinternen Strukturen viel Potenzial für das Freisetzen von zeitlicher Kapazität. So soll die Kanzleileitung nach dem Prozess deutlich unabhängiger agieren und sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren können. „Vieles sollte mehr an die Mitarbeiter delegiert werden“, erklärt Bastian Schoder. „Außerdem bieten die Kanzleien ihre Leistungen teilweise zu preiswert an – dabei sollte die Expertise unserer Kunden stets mit angemessenen Honoraren vergütet werden.“ Die Kanzleiberater wissen, dass sich viele Steuerberater bei ihrer hohen Arbeitsbelastung scheuen, die Zeit für eine Optimierung der Kanzlei abzuzweigen. Wer sich die Zeit für eine Bereinigung der Situation jedoch nicht nehme, riskiere eine stetige Verschlechterung der Verhältnisse. „Durchschnittlich zwei Stündchen müssen unsere Kunden in der Woche investieren – eine tiefgehende Analyse der Strukturen macht sich jedoch schnell bezahlt und kann für spürbar mehr Freizeit im Privatleben sorgen“, erklärt Geschäftsführer Bastian Schoder.
Durch enge Betreuung zu großen Erfolgen
Für die Optimierung veranschlagen die Kanzleiberater aus Speyer durchschnittlich etwa drei bis sechs Monate Projektdauer.
„Durch die Arbeit per Videokonferenz können wir schnell mit der Umsetzung beginnen und müssen die Zeit unserer Kunden nicht mit ineffektiven Terminen verschwenden.“
„Durch unsere engmaschige Betreuung sind wir zudem in Wirklichkeit viel mehr bei der Prozessoptimierung präsent, als dies bei gelegentlichen Vor-Ort-Terminen möglich wäre“, berichtet Michael Wohlfart. Neben dem Gesundschrumpfen der Mandantschaft nehmen sich Michael Wohlfart und Bastian Schoder auch dem Recruiting neuer Mitarbeiter und dem Marketing ihrer Kunden an. Eindeutig legen sie den Schwerpunkt jedoch auf die Optimierung der Arbeitsstrukturen, fassen die Geschäftsführer der Kanzleibooster GmbH zusammen. „Wir fokussieren uns auf die Dinge, welche unsere Kunden selbst in der Hand haben – und ermöglichen ihnen so bereits nach kurzer Zeit eine spürbare zeitliche Entlastung.“
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