Das Mitarbeiter Gespräch findet in der Regel einmal im Jahr statt. Viele Unternehmen führen das Personalgespräch jedoch auch häufiger durch, meist zweimal jährlich oder sogar einmal im Quartal. Voraussetzung für ein erfolgreiches Mitarbeiter Jahresgespräch ist im Idealfall eine entspannte Gesprächsatmosphäre, welche von gegenseitiger Wertschätzung geprägt ist. Ebenfalls wichtig: eine rechtzeitige Terminvergabe, damit sich auch der Mitarbeiter in Ruhe auf sein Jahresgespräch vorbereiten kann. Als Minimum gilt eine Frist von einer Woche. Besser ist es jedoch, den Termin so rechtzeitig bekannt zugeben, dass beiden Parteien zwischen Terminvergabe und eigentlichem Termin zwei Wochen Zeit zur Vorbereitung und Reflexion bleiben.
Der Termin für das Mitarbeiter Jahresgespräch selbst sollte von Seiten des Vorgesetzten inhaltlich gut vorbereitet sein. Das Gespräch selbst muss anschließend dokumentiert werden. Die Unternehmen verwenden für die Dokumentation meist firmeneigene Vordrucke. Je einfacher diese Vordrucke aufgebaut sind, umso effizienter lassen sich diese nach dem Gespräch vom Vorgesetzten übrigens ausfüllen.
Der Blick des Mitarbeiters auf das Mitarbeiter Jahresgespräch
Auch der Mitarbeiter kann sich auf das Gespräch mit seinem Vorgesetzten in der Zwischenzeit vorbereiten. Zum Beispiel indem er die vergangenen Monate beziehungsweise seine Arbeitsaufgaben reflektiert. Hierzu bietet es sich an, dass er wichtige schriftliche Anmerkungen macht, die er dann mit in das Gespräch nimmt. Ebenfalls ein wichtiger Punkt im Mitarbeiter Jahresgespräch ist der Wunsch nach beruflicher Weiterentwicklung. Gibt es Seminare oder Kurse, die den Mitarbeiter interessieren, sollten diese Themen genauso mit in den Termin genommen werden.
Weshalb Mitarbeitergespräche aus Sicht der Unternehmen so wichtig sind
Neben dem direkten Gespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, die ja das ganze Jahr über eng zusammenarbeiten, stellt ein Mitarbeiter Jahresgespräch auch für das Unternehmen selbst eine wichtige Kenngröße dar. Durch das gemeinsame Gespräch lassen sich häufig neue Personalressourcen erkennen, welche dann zu einer Weiterentwicklung des Mitarbeiters selbst oder alternativ zu neuen internen Prozessen führen können. Die internen Bereiche Personalentwicklung und Projektmanagement spielen bei diesen Prozessen übrigens eine sehr wichtige Rolle. Diese sollten bei entsprechenden Entwicklungen rechtzeitig in den Prozess mit einbezogen werden.
Welche Fragen bei einem Mitarbeiter Jahresgespräch gestellt werden sollten und welche nicht
Erfahrene Vorgesetzte sollten im Rahmen eines Mitarbeiter Jahresgesprächs bedenken, dass der Mitarbeiter zu Beginn des Gesprächs meist aufgeregt und nervös ist. Die erste Frage, die ein Vorgesetzter seinem Mitarbeiter zur Begrüßung stellt, ist daher die nach seinem Befinden. Der Einstieg in ein erfolgreiches und vor allem von gegenseitiger Wertschätzung geprägtes Mitarbeiter Jahresgespräch sollte generell das Stellen offener Fragen sein, auch bekannt als W-Fragen. Sobald sich die erste Aufregung vonseiten des Mitarbeiters gelegt hat, können Vorgesetzte mit weiteren W-Fragen fortfahren. Eine Frage könnte beispielsweise sein, worüber der Mitarbeiter im Rahmen des aktuellen Personalgesprächs gern sprechen möchte. Mit dem Stellen dieser Fragen wird sicher jedem Vorgesetzten ein angenehm geführtes und damit erfolgreiches Mitarbeitergespräch gelingen.
Fragen, die bei einem Personalgespräch besser vermieden werden
Natürlich gibt es auf der anderen Seite auch Fragen, die ein Vorgesetzter im Rahmen des Personalgesprächs nicht stellen sollte. Generell handelt es sich hierbei um Fragen, die bereits bei einem Vorstellungsgespräch tabu sind. So etwa die Frage nach der aktuellen Familienplanung oder nach der Zugehörigkeit zu einer Partei. Genauso ungeeignet und für den Verlauf des Gesprächs mit dem Mitarbeiter nicht gerade förderlich sind unter anderem die Fragen, weshalb vorgegebene Ziele nicht erreicht oder Projektunterlagen kürzlich nicht korrekt zusammengestellt wurden.
Nach dem Mitarbeiter Jahresgespräch ist vor dem nächsten Turnusgespräch
Damit sowohl Vorgesetzter, als auch Mitarbeiter, nach Beendigung des Mitarbeiter Jahresgesprächs nicht sofort wieder in den normalen Arbeitsalltag zurückkehren, bietet es sich an, zum Ende des Gesprächs gemeinsame Ziele festzulegen und diese schriftlich zu fixieren. Das können die vom Mitarbeiter gewünschten Seminare oder Kurse sein, wobei neben dem Thema im Idealfall gleich noch ein Zeitraum für das Absolvieren der Lehrgänge festgelegt werden sollte.
Wird es neue Aufgaben für den Mitarbeiter geben, werden diese ebenfalls als Ziel schriftlich festgehalten, wobei hier ein weiterer Gesprächstermin vereinbart werden kann. In diesem lassen sich beispielsweise erste Erfahrungen und die weitere Vorgehensweise im Rahmen der neuen Arbeitsaufgaben besprechen und fixieren. Auf diese Weise bleiben Vorgesetzter und Mitarbeiter auch über den normalen Arbeitsalltag hinweg in einem regelmäßigen Austausch.
Fazit zum Mitarbeiter Jahresgespräch
Das Mitarbeiter Jahresgespräch stellt für den Vorgesetzten sowie das Unternehmen eine wichtige Kenngröße zum Erkennen von Mitarbeiterpotenzialen sowie deren Weiterentwicklung dar. Für den Mitarbeiter bietet der Termin eine gute Möglichkeit, unabhängig vom üblichen Arbeitsalltag, mit seinem Vorgesetzten ins Gespräch zu kommen. So kann er dabei berufliche Wünsche und Ziele benennen.