Outsourcing – Was vergibt ein Unternehmen an Externe und warum?

Wir wollen uns hier mit den Formen der Auslagerungen bzw. dem Outsourcing beschäftigen, aber auch mit den Vor- und Nachteilen der Kooperation mit externen Anbietern.

Was bedeutet der Begriff „Outsourcing“?

Der Anglizismus „Outsourcing“ meint das Auslagern von einzelnen Unternehmensbereichen, Funktionen, ganzen Einheiten des Betriebs oder Unternehmensprozessen an einen externen Dienstleister oder Zulieferer. Auch die Produktion von einzelnen Komponenten, die Buchführung oder IT-Betreuung an einen selbständigen Partner kann Gegenstand eines Outsourcing sein.

Ziel derartiger Outsourcing Maßnahmen ist es, das eigene Unternehmen auf die Kernaktivitäten zu fokussieren. So entstehen Kostenvorteile, und der Betrieb verbessert die eigene Marktposition. Unbedingt ist jedoch eine Auslagerung von Schlüsselkompetenzen zu vermeiden, weil dann nicht selten eine unangenehme Abhängigkeit von Mitbewerbern entsteht.

Welche Unternehmensbereiche werden ausgelagert?

Grundsätzlich kann jeder Bereich eines Betriebs ausgelagert werden. Durch die digitalen Technologien, Standardisierungen und verbindlichen Anforderungen und Niveaus in der gesamten Wirtschaft ist es jederzeit möglich, eine „verlängerte Werkbank“ einzurichten. Die Autobauer etwa vergeben die Zulieferung von Komponenten an externe Logistik-Unternehmen (Just-in-Time-Lieferungen). Damit entfällt die Lagerhaltung vor Ort, die Teile befinden sich stattdessen meist in LKWs auf der Autobahn oder einem anderen Transportmittel. Die IT-Infrastruktur gilt als ein weiteres prominentes Beispiel für Auslagerungen. Weitere typische Arbeitsfelder für das Outsourcing sind:

• Buchhaltung und Steuerberatung
• Außendienst und Kundenkommunikation
• Das Marketing mit der Erstellung von Medien wie Werbetexten einschließlich Grafikdesign, Internet-Präsentationen, der Social-Media-Präsenz.
• Die Verpflegung der Mitarbeiter: Catering und Kantine
• Die Logistik-Abteilung inklusive Fuhrpark und Reise-Management

Welche Betriebe übernehmen die ausgelagerten Aufgaben?

Besonders die Klein- und mittelständischen Unternehmen (KMU) übernehmen die angebotenen Tätigkeiten. Klassische Beispiele für Outsourcing sind der Steuerberater, die örtliche Werbeagentur oder der freischaffende IT-Spezialist. Auch im Marketing finden sich spezialisierte Anbieter, die mit ihren Kompetenzen den Radius ihres Auftraggebers oftmals erheblich erweitern.

Welche Formen von Outsourcing gibt es?

Besonders bekannt wurde die Vergabe von bisher intern erbrachten Leistungen an einen externen, selbständigen Dienstleister. Die Betriebswirtschaft nennt diese Art Business Process Outsourcing oder auch das Auslagern von Geschäftsprozessen. Das unternehmensinterne Outsourcen führt hingegen zur Gründung von Tochterunternehmen oder vollkommen neuen Betrieben, welche die betreffenden Aufgaben übernehmen.

Knowledge Process Outsourcing bedeutet, dass ohne jede Planung während der Geschäfts- oder Produktentwicklung komplexe Prozesse entstanden sind, die bisher nicht Teil der internen Firmenstruktur waren. Das Unternehmen verfügt oft nicht über die nun erforderlichen Ressourcen und muss sich an einen Spezialisten wenden.

Die Vergabe von Tätigkeiten kann auch ins Ausland erfolgen, dann spricht man von Offshore Outsourcing, kurz Offshoring. Die dortigen Dienstleister arbeiten meist kostengünstiger als die heimischen Konkurrenten, und der vergebende Betrieb reduziert so seine Ausgaben. Sehr oft kommt es auch zu einem Outservicing, wenn ein Unternehmen den Kundendienst extern vergibt, etwa an ein Call-Center, an einen Lizenznehmer oder an freie Außendienstler.

Die Betriebswirtschaft kennt zudem weitere Kategorien oder Kombinationen von Outsourcing, wenn Betriebsbereiche an andere Firmen vergeben werden. Unter anderem sind zu nennen

• das Applikation Service Providing. Der Anbieter stellt dem Unternehmen in diesem Fall seine Software-Dienste einschließlich Datencenter zur Verfügung. Der Auftraggeber nutzt dessen Software, muss sie nicht intern installieren. Wartung und Datensicherung übernimmt ebenfalls der „Sub-Unternehmer“.
• Beim Outtasking werden nur einzelne Aufgaben vergeben. Meist geht es um klar definierte Tätigkeiten wie das Designen einer Homepage, die Entwicklung von Software oder den Druck einer Publikation.
• Wie erwähnt lagern Betriebe mitunter auch ganze Unternehmensbereiche aus, dann handelt es sich um ein Complete Outsourcing. Dabei kann es sich zum Beispiel um die gesamte Personal-Abteilung handeln. Sehr häufig vergeben Firmen ihre EDV komplett an ein IT-Unternehmen, das über die notwendigen Kompetenzen verfügt und sich bereits am Markt etablieren konnte.

Die Vor- und Nachteile der Auslagerungen

Besonders bei einer Neugründung entstehen bald Kompetenzlücken. Oder es ergibt sich, dass die Beschäftigten den Aufgaben nicht zufriedenstellend nachkommen können, sei es aus inhaltlichen Gründen oder weil die Auftragslage unterschätzt wurde. Aber auch ein etablierter Betrieb kann nach erfolgreichen Jahren oder auch Jahrzehnten unvermittelt zum Outsourcing gezwungen sein.

Die Entscheider profitieren dann besonders von der Reduzierung der Kosten. Ein spezialisierter Anbieter kann meist Größenvorteile nutzen, was die Ausgaben vielfach erheblich reduziert. Bestimmte Outsourcing Dienstleistungen sind zudem nur ein paar mal im Jahr gefragt, etwa der Steuerberater. Außerdem senkt die externe Vergabe das Konjunktur-Risiko, der interne Mitarbeiterbestand kann langfristig konstant bleiben. Läuft es im eigenen Betrieb dann gerade mal nicht rund, hat man sich schneller von einem externen Kostenfaktor getrennt. Außerdem liefert ein spezialisiertes Unternehmen höhere Qualität, mit dem Outsourcen erhält der vergebende Betrieb am Ende ein optimiertes Endprodukt.

Auf der Negativseite kommt es aber mitunter zu nicht unbedeutenden Entwicklungen. Nicht zu unterschätzen ist der Wissensverlust im eigenen Betrieb. Weiterbildung und Zusatzqualifikationen der Mitarbeiter treten in den Hintergrund, und auch deshalb entstehen neue Abhängigkeiten von Partnern, die sich auch zu ernstzunehmenden Konkurrenten entwickeln können. Deshalb spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle, und nicht wenige Kooperationen sind an den damit entstehenden Kommunikationsproblemen gescheitert, besonders bei sehr unterschiedlichen Unternehmenskulturen (Daimler und Chrysler).