Das gilt auch für die Verwaltung der Personalakte. Dem Arbeitgeber ist es freigestellt, die Personalakten analog oder digital zu führen. Aus mehrerlei und praktischen sowie praktikablen Gründen gehen mehr und mehr Arbeitgeber dazu über, ihre Personalakten zu digitalisieren.
Wenn diese den Einmalaufwand der Digitalisierung bewältigt haben, dann ist die zukünftige Verwaltung der Personalakten absolut unaufwändig.
Rechts- und Sachgrundlage zum Personalakten digitalisieren
Entscheidet sich der Arbeitgeber dazu, die Personalakten zu digitalisieren, gilt es, den § 26 BDSG, des Bundesdatenschutzgesetzes penibel genau zu beachten. Hier ist die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses im Detail geregelt. Die Umstellung von analog auf digital kann der Arbeitgeber frei sowie eigenständig entscheiden – also ohne Zustimmung der Mitarbeitenden oder des Betriebsrates.
Beim digitalen Führen von Personalakten müssen die Persönlichkeitsrechte des einzelnen Beschäftigten, der Datenschutz gemäß BDSG und DSGVO sowie das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates unabdingbar berücksichtigt werden. Hier sind dem Arbeitgeber enge Grenzen gesetzt. In die Personalakte gehören ausschließlich Informationen, Dokumente und Inhalte im direkten Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis. Jegliches Private ist ein No-Go.
Personalakten digitalisieren – Inhalt und Zugriffsrecht
So wie bei der analogen Personalakte in Papierform das Einsichtsrecht geregelt und überwacht ist, so muss auch der Zugriff reglementiert sein, wenn ein Unternehmen die Personalakten digitalisieren möchte. Hier gilt der Grundsatz: je weniger Zugriffsberechtigte, umso besser und desto kontrollierbarer.
Das Arbeiten in der einzelnen digitalen Personalakte muss Schritt für Schritt nachvollziehbar und dokumentiert sein. Das gilt für jede Eintragung mit Ergänzung, Veränderung oder Löschung von Dateiinhalten.
Im Übrigen muss das zugriffsberechtigte Personal im Umgang mit der digitalisierten Personalakte sowohl geschult als auch dafür sensibilisiert werden – Stichwort: Verschwiegenheitspflicht.
Personenbezogene Daten und Datenschutz für digitalisierte Personalakten
Heutzutage sind Personalakten in die Kategorien personenbezogene und Vertragsunterlagen, Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen, amtliche Urkunden und Dokumente sowie sonstige Unterlagen gegliedert.
Zu den Persönlichkeitsdaten mit besonderem Schutzinteresse gehören jegliche Zeugniskopien aus Schule und Arbeit, der Lebenslauf mit Porträtlichtbild, Arbeitsvertrag inklusive Nebenbeschäftigungen sowie Zu- und Vorname, Alter, Geschlecht, Religionszugehörigkeit und der jeweils aktuelle Familienstand.
Beispiele für amtliche Urkunden und Dokumente sind der Führerschein, Schwerbehindertenausweis, Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Wehr- und Zivildienstnachweise sowie rechtskräftige Entscheidungen im Personenstandsrecht wie die Ehescheidung.
Auf den Personalakteninhalt bezogen gibt es keinen Unterschied zwischen analoger und digitaler Personalakte. Die Aufbewahrungsfristen für Schriftstücke lassen sich auf die Aufbewahrungs- und Löschungsvorschriften nach BDSG und DSGVO übertragen – Stichwort: Vernichtung und Löschung von Lohnunterlagen frühestens nach sechs Jahren.
Umstellung von Papier auf Elektronik
Für diesen Einmalaufwand lohnt sich das Outsourcen an einen dafür zertifizierten Dienstleister. Die Umstellung von analog auf digital geschieht aufgrund einer spezifizierten schriftlichen Beauftragung gemäß der EU-DSGVO. Darin werden Einzelheiten wie verschlüsselte Datenübertragung, passwortgeschützter Datenzugang oder die elektronische Protokollierung und Dokumentation bis ins Detail festgelegt. An der Schnittstelle von Unternehmer als Auftraggeber zu Scandienstleister als Auftragnehmer darf keine Datenschutzlücke entstehen.
Doppelt muss sein – digitalisierte Personalakte und ausgedruckte Originaldokumente
Ungeachtet der Digitalisierung von Personalakten sollten nicht alle Originaldokumente nach der elektronischen Erfassung vernichtet werden. Es gibt Situationen, in denen auf Originaldokumente mit händischen Unterschriften und Anmerkungen in Tinte oder auf das Papier einfach nicht verzichtet werden kann oder soll – Stichwort: Gerichtsbeweise.
Beispiele sind der Arbeitsvertrag in seinen verschiedenartigen Ausführungen, Aufhebungsvertrag, Kündigungsschreiben und dergleichen. Immer wenn es ernst wird, ist das Originaldokument aussagefähiger als das gescannte Digitaldokument.
Der Arbeitgeber ist gut beraten, unabhängig von jedweder Aufbewahrungsfrist die Personalakte in Papierform selbst nach Ausscheiden des Mitarbeitenden für die Dauer der jeweils geltenden Ausschluss- und Verjährungsfrist aufzubewahren.
Vorteile, Personalakten zu digitalisieren
Die Vorteile Personalakten zu digitalisieren sind gegenüber den bisherigen analogen Personalakten unbestritten. Standortunabhängig ist für die dazu Berechtigten von jedem Ort aus und zu jeder Zeit der Personalaktenzugriff möglich. Mehrere Personen haben unabhängig voneinander und bestenfalls zeitgleich Akteneinsicht. Rechts- und Datensicherheit lassen sich für alle Personalakten vereinheitlichen sowie optimieren. Der Platzbedarf ist denkbar gering sowie effektiv. Jeder ansonsten unvermeidbare händische Aufwand entfällt ersatzlos, wenn man Personalakten digitalisieren möchte. Personal- und Verwaltungsaufwand lassen sich von einem auf den anderen Tag auf ein absolutes Minimum reduzieren. Letztendlich sorgt der schnellere und aktuellere HR-Service für viel Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden. HR steht für Human Resources als das Personalvermögen des Unternehmens.
Als Resümee bleibt festzuhalten
dass an digitalisierten Personalakten kurz über lang kein Weg vorbeiführt. Entscheidend ist, dass der Unternehmer als Arbeitgeber von Beginn an den richtigen Weg geht.
Ana Karen Jimenez ist Redakteurin beim Deutschen Coaching Fachverlag und hat ihren Bachelor in Literaturwissenschaften und Spanisch an der Eberhard Karls Universität Tübingen abgeschlossen. Sie ist in den Magazinen für lesenswerte Ratgeber und vielfältige Kundentexte verantwortlich.
