Philipp Kaup: So bringt die Rutzen Media GmbH Personal in Ihre Kanzlei

Steuerfachangestellte und Steuerberater werden in Deutschland händeringend gesucht. Während einerseits immer mehr Fachkräfte in den Ruhestand gehen, ist es andererseits um den Nachwuchs schlecht bestellt. Dazu kommt, dass sich die Dienstleistung der Steuerexperten einer steigenden Nachfrage erfreut, die unter normalen Bedingungen zu einem enormen Wachstum führen würde. Doch anstatt zu expandieren, sehen sich die Kanzleien dazu gezwungen, die Zahl ihrer Mandanten Schritt für Schritt zu verringern – es fehlt schlicht an der Kapazität. „In der Praxis sah es für uns so aus, dass wir wirklich spannende Mandate von mittelständischen Unternehmen nicht übernehmen konnten“, erzählt Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Philipp Kaup, Partner der FMK Steuerkanzlei. „Die Mitarbeiter wären uns bei einer noch höheren Arbeitsbelastung davongerannt.“ 

„Glücklicherweise haben wir uns dann an die neuen Methoden gewagt, mit der die Rutzen Media GmbH die Fachkräftegewinnung betreibt“, fährt Philipp Kaup fort. „Heute kann ich sagen, dass wir keinen Fachkräftemangel haben.“ Die Rutzen Media GmbH konzentriert sich darauf, geeignetes Personal für Steuerkanzleien zu gewinnen. Für die Recruiting-Experten um Gründer und Geschäftsführer Filip A. Rutzen stehen dabei die Verbesserung der Sichtbarkeit in der Region, die zielgenaue Ansprache der gesuchten Fachkräfte und ein einfacher Bewerberprozess im Mittelpunkt. Mehr als 150 Kanzleien konnte die Rutzen Media GmbH bereits bei der Lösung ihrer Personalprobleme helfen. 

Philipp Kaup von der FMK Steuerkanzlei bei uns im Interview! 

Herzlich willkommen im UnternehmerJournal, Philipp Kaup! Wie sah es vor der Zusammenarbeit mit der Rutzen Media GmbH bei Ihnen konkret aus? 

Wir sind eine Steuerkanzlei mit Hauptsitz in Spenge und einer Niederlassung in Bielefeld, arbeiten aber überregional und sind daher digital aufgestellt. Bei unseren Mandanten handelt es sich um mittelständische Familienunternehmen, Handwerksbetriebe und im Besonderen auch um Ärzte. Wir erstellen Jahresabschlüsse, helfen bei der Steuergestaltung und im Bereich des betrieblichen Rechnungswesens – das ganze Programm also. Der Fachkräftemangel war ein ständiges Thema bei uns: Wie kommen wir zu geeigneten Mitarbeitern? Da ist ein Berg an Arbeit, der wächst und wächst. Am Ende ging es gedanklich bereits um eine Verkleinerung auf die mögliche Arbeitskapazität.

Mit welchen Methoden haben Sie versucht, Fachkräfte für Ihre Kanzlei zu gewinnen? 

Wir haben im Grunde alle Kanäle genutzt, die uns zu dieser Zeit bekannt waren: die eigene Homepage, Xing, Anzeigen in Tageszeitungen und etwas später sogar Headhunter. Die meisten dieser Wege brachten allerdings kaum noch Resultate. Dazu kommt, dass wir einen immensen Aufwand mit der Personalgewinnung hatten: Es mussten Stellenanzeigen geschrieben und Profile für die Headhunter angelegt werden. Die Personalfrage ist bei uns auf der Chefebene angesiedelt. Wir hätten die Zeit lieber für die Unterstützung unserer Mandanten eingesetzt. 

Sie haben sich dann für die Rutzen Media GmbH entschieden. Wie lief die Zusammenarbeit ab? 

Es war eine unkomplizierte und durchweg erfreuliche Kooperation. Filip A. Rutzen von der Rutzen Media GmbH hat uns zunächst seine Methode erklärt, mit der er für Sichtbarkeit in der Region sorgt, um Fachkräfte anzusprechen, die nicht aktiv nach einer Stelle suchen. Das war für uns ein ganz neuer Gedanke, doch es gibt offenbar viele Arbeitnehmer, die mit ihrer Situation nicht zufrieden sind und sich von einem guten Angebot überzeugen lassen.

Eingangs haben wir alles Wichtige im Gespräch geklärt: Wen suchen wir und welche spezifischen Anforderungen gibt es? Filip A. Rutzen wollte dann von uns wissen, was wir für unsere Mitarbeiter tun. Das war eine interessante Frage, weil wir uns selbst nicht bewusst waren, wodurch wir uns in dieser Hinsicht von anderen Kanzleien unterscheiden. Zudem haben wir zusätzlich über Verbesserungen nachgedacht. Nachdem das Grundsätzliche besprochen war, hatten wir selbst nichts mehr zu tun. Die Rutzen Media GmbH übernahm die gesamte weitere Arbeit. 

Filip A. Rutzen und die Rutzen Media GmbH kümmern sich auch um den Bewerberprozess 

Das Team um Filip A. Rutzen entwickelt Maßnahmen zur Mitarbeitergewinnung, mit denen Bewerber angezogen werden. War der Bewerberprozess dann wieder Ihre Angelegenheit? 

Die Rutzen Media GmbH hat uns beim Aufbau eines einfachen und zielgerichteten Bewerberprozesses unterstützt. Die Fachkräfte konnten sich deshalb schnell und ohne aufwendige Unterlagen bei uns bewerben. Das gehört zum Gesamtkonzept und es trägt entscheidend zum Erfolg bei. Wir bekamen also Videoanleitungen und Checklisten, die für die Kontaktaufnahme sehr hilfreich waren. Ich überlasse das erste Gespräch nun nicht mehr meiner Sekretärin, sondern nehme selbst den Hörer in die Hand. Das schafft Vertrauen und zeigt dem Bewerber, dass wir uns wirklich für ihn interessieren.

„Wir haben es heute mit einem Arbeitnehmermarkt zu tun. Da müssen wir uns ernsthaft um die Fachkräfte bemühen.“ 

Lassen Sie uns über die Resultate sprechen. Wie viele Gespräche mit interessierten Fachkräften haben Sie inzwischen dank der Rutzen Media GmbH geführt? 

Wir konnten allein in diesem Jahr fünf Einstellungen vornehmen. Zwischenzeitlich mussten wir die Maßnahmen sogar herunterfahren, weil unser Bedarf schlicht gedeckt war. Als die erste Bewerbung sehr schnell hereinkam, dachte ich, es ist vielleicht ein Zufallstreffer, doch dann kamen mehr und es wurde klar, dass die Methode der Rutzen Media GmbH funktioniert. Was die Gespräche betrifft, bin ich selbst ziemlich beeindruckt, wie gut es dank der Videoanleitung läuft. Ich bin sicherlich nicht auf den Mund gefallen, doch die Hinweise helfen mir, die richtigen Signale auszusenden. 

Gab es im Vorfeld der Zusammenarbeit mit Filip A. Rutzen und der Rutzen Media GmbH Ihrerseits auch Bedenken? 

Unsere Kanzlei hat eine lange Geschichte, die bis ins Jahr 1969 zurückreicht. Ich selbst bin 2008 als Partner dazugestoßen. Wir haben es daher auf der Ebene der Partner mit mehreren Generationen zu tun und da gab es natürlich auch Bedenken. Vor der Zusammenarbeit mit der Rutzen Media GmbH stellte sich durchaus die Frage, ob das nicht alles Hokuspokus ist. Für uns war schwer einschätzbar, wie die Methode funktioniert und ob sie funktioniert. Nutzen Steuerberater und Steuerfachangestellte überhaupt soziale Medien wie Facebook und Instagram? Am Ende war aber auch klar, dass wir alles andere versucht hatten und praktisch mit dem Rücken zur Wand standen. Wir haben es also gewagt und uns für die Zusammenarbeit mit Filip A. Rutzen – und haben damit alles richtig gemacht. 

Was Philipp Kaup an der Kooperation mit der Rutzen Media GmbH besonders gefiel 

Was hat Sie bei der Zusammenarbeit mit der Rutzen Media GmbH am meisten beeindruckt? 

Zum einen läuft alles digital, was für uns eine gute Sache ist, weil wir selbst digital aufgestellt sind. Zum anderen sind keine großen Hürden zu nehmen und der Erfolg stellt sich schnell ein. Besonders beeindruckt hat mich zudem die Qualität der Bewerber: Sie waren aus unserer Sicht allesamt gut bis sehr gut. Als Kanzlei mit einem spezifischen Betätigungsfeld sind wir auf Mitarbeiter angewiesen, die sich schnell ins Team integrieren lassen. Sie sollten also nicht nur fachlich geeignet sein, sondern idealerweise auch Erfahrung mit unseren Prozessen und Methoden haben. Das war bei allen Bewerbern der Fall, die über die Rutzen Media GmbH zu uns kamen. 

Darüber hinaus bin ich sehr davon begeistert, dass die Spezialisten der Rutzen Media GmbH um Filip A. Rutzen eine allgemein verständliche Sprache benutzen, um ihre Vorgehensweise zu erklären. Als Steuerberater haben wir eine große Zahl von für Laien kaum nachvollziehbaren Fachbegriffen und wir geben uns Mühe, sie in der Kommunikation mit den Mandanten zu vermeiden. Ich weiß aus Erfahrung, dass es nicht immer leicht fällt. Aus diesem Grund zeigt der Daumen auch an dieser Stelle klar nach oben. 

Ihre Personalprobleme sind dank der Rutzen Media GmbH gelöst. Wie geht es mit der FMK in Zukunft weiter? 

Während der Fachkräftemangel in anderen Kanzleien das große Thema bleibt, können wir uns in dieser Hinsicht entspannt zurücklehnen. Es ist, als ob eine schwere Last von unseren Schultern genommen wurde. Wenn ich sagte, dass wir die Kampagnen vorerst ausgesetzt haben, bedeutet das nicht das Ende der Zusammenarbeit mit der Rutzen Media GmbH. Wir streben vielmehr eine langfristige Kooperation an. Zum ersten Mal seit Jahren können wir wieder neue Mandate übernehmen und wir denken inzwischen sogar an Expansion.