Projekt Management Office (PMO): Ressourcenverschwendung oder unerkannter Nutzen?

Projektmanagement wird in vielen Unternehmen kleinteilig den einzelnen Abteilungen überlassen. Alternativ kann man die Projekte zentral und koordiniert über eine gesonderte Abteilung , über ein Projekt Management Office (PMO) führen. Obwohl man sich in vielen Unternehmen zunächst gegen die Einführung eines PMO sträubt, erkennen viele die Vorzüge einer solchen Lösung. Erfahren Sie mehr zum Thema in diesem Ratgeber.

Das PMO – vielseitig und individuell

Das Projekt Management Office gibt es nicht. PMOs passen sich in ihrer jeweiligen individuellen und detaillierten Ausgestaltung den Bedürfnissen jedes einzelnen Unternehmens an. Auf den Punkt gebracht leisten alle PMOs als zentralisierte Einheit ihren besonderen Beitrag zu einem strukturierten Projektmanagement. Im Projekt Management Office laufen alle Projekte zusammen. Daraus ergeben sich unter anderem diese typische Aufgabenbereiche, die einer gesonderten PMO Abteilung zufallen können:

• Das PMO hat alle Projekte im Unternehmen im Blick.
• Die Auswahl der Projekte erfolgt über das Projekt Management Office.
• Auch gewichtet das Projekt Management Office die jeweiligen Projekte in ihrer Bedeutung für das Gesamtunternehmen (Priorisierung).
• Das PMO verplant die Ressourcen.
• Hier werden die Methoden und Verfahren festgelegt, nach denen Projekte ausgewählt sowie geführt werden.
• Das PMO sorgt für die Kommunikation zu Projekten im gesamten Unternehmen.
• Zur Ressourcenplanung zählt die Einteilung der Mitarbeiter in jedem Projekt, für die das Projekt Management Office ebenfalls verantwortlich ist.
• Projektleiter und Projektbeteiligte werden verwaltend sowie organisatorisch durch das PMO unterstützt.

Daneben kann das PMO noch viele weitere Aufgaben erfüllen. Beispielsweise ist es auch für die Schulung von Projektbeteiligten zuständig. Es legt bestimmte Standards für die Entscheidungsfindung in Projekten und bei der Auswahl von Projekten fest.

Ebenso zählt es zu den Aufgabenbereichen des Projekt Management Office, Projekte zu überwachen und zu kontrollieren. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung von Zeitplänen, sondern um das Controlling für die gesamte Ressourcenplanung.

Welche Vorteile kann ein Projekt Management Office für das Unternehmen haben?

Kleinteiligkeit im Projektmanagement hat viele negative Begleiterscheinungen. Oft fehlt der Überblick, welche Projekte im Unternehmen gerade aktuell sind. Bei der Auswahl von Projekten und ihrer Priorisierung werden keine verbindlichen Standards angelegt. Es ist nicht gewährleistet, dass die Projekte jederzeit professionell durchgeführt werden. Kleinteilige Lösungen im Projektmanagement erhöhen die Risiken bei Projekten und machen das jeweilige Projektrisiko insgesamt unüberschaubarer.

Kompetente Mitarbeiter in einem PMO schaffen eine andere Ausgangssituation: Von Anfang an werden erfolgversprechende Projekte ausgewählt und professionell durchgeführt. Die Projektleiter können sich somit auf das Projekt selbst konzentrieren und müssen sich nicht mit typischen administrativen Aufgaben zusätzlich abmühen.

Über die Standardisierung von Methoden und Arbeitsweisen stellen sich schnell Erfolge bei Projekten ein. Alle Beteiligten wissen, was sie wann zu tun haben in einem Projekt. Auch bei Konflikten und Problemen in einem einzelnen Projekt kann das PMO weiterhelfen.

Gute Projektideen sind weniger gefährdet, unbeachtet zu bleiben

Ebenso ist das Projekt Management Office Ansprechpartner für neue Projektideen, die aus der Mitte des Unternehmens kommen. Gute Projektideen sind so weniger gefährdet, unbeachtet zu bleiben, weil beispielsweise ein einzelner Projektleiter die Idee nicht für stichhaltig hält. Da das PMO seine Entscheidungsprozesse standardisiert, stehen am Ende bessere Projektentscheidungen. Konzentriert sich ein Unternehmen von Anfang an auf die richtigen Projekte, stellt sich mit größerer Wahrscheinlichkeit der Erfolg insgesamt ein.

In vielen Unternehmen fließen Zeit, Geld und andere Ressourcen in Projekte, bei denen von Anfang an deutlich war, dass sie das Unternehmen nicht weiter bringen. Ein PMO sorgt dafür, dass es zu weniger Fehlentscheidungen bei der Auswahl von Projekten kommt. Nicht zuletzt stimmt die Kommunikation, wenn das PMO dafür sorgt, alle Beteiligten regelmäßig einzubeziehen. Die Stellung des PMO zwischen Betriebsplanung und Geschäftsführung macht es außerdem möglich, im Projektmanagement möglichst flexibel zu bleiben. Über ein PMO lassen sich darüberhinaus innovative Strukturen im Projektmanagement wie beispielsweise Agilität leichter im gesamten Unternehmen einführen und durchsetzen.

Das PMO kann außerdem dazu beitragen, die gesamte Unternehmensstrategie und die Projekte in Einklang zu bringen. Es werden Projekte ausgewählt, die die Entwicklung des Unternehmens vorantreiben. Das Projekt Management Office kann es vereinfachen, sich den großen Veränderungstendenzen wie beispielsweise Digitalisierung und Globalisierung in Unternehmen besser zu stellen. Zentral lässt sich über das PMO besser auf Veränderungsdruck reagieren als im kleinteiligen Bereich in jedem Projekt.

Fazit: Das Projekt Management Office lohnt sich – besonders mit der Tendenz zu schlanken PMO-Strategien

Im Umfeld von Digitalisierung und Agilität entwickelt sich aktuell das PMO hin zu schlanken Strukturen. Lean Management existiert auch für den Bereich Projekt Management Office. Wenn ein Unternehmen jetzt neu ein Projekt Management Office einrichtet, sollte es die schlanken Ideen im Hinterkopf haben. In vielen Branchen können Unternehmen von einer zentralen Schaltstelle für ihr Projektmanagement mit einem PMO nur profitieren.