IT-Kosten mit gebrauchten Software-Lizenzen senken

Da Softwareunternehmen mittlerweile vermehrt Abonnement-Lösungen favorisieren, sehen sich Unternehmen und Kommunen mit wiederkehrenden, jährlichen Kosten konfrontiert. Diese Situation zwingt viele von ihnen dazu, an veralteten Software-Versionen festzuhalten, in der Hoffnung, sie könnten deren Nutzungsdauer maximal ausreizen. Doch dieser Ansatz stößt schnell an seine Grenzen – sei es durch Geschäftserweiterungen, die neue Arbeitsplätze erfordern, oder durch den Anstieg des Homeoffice-Bedarfs, der die Anzahl der erforderlichen Lizenzen in die Höhe treibt, weiß Ronny Schausten. Mögliche Unklarheiten über die eigene Lizenzsituation können außerdem sogar zu rechtlichen Schwierigkeiten führen, da der Anbieter Microsoft in puncto Lizenzrechte wenig Toleranz zeigt. „Wenn diese Herausforderungen nicht bewältigt werden, stehen Unternehmen und Kommunen vor einem Dilemma: Entweder sie akzeptieren die hohen Kosten für neue Lizenzen oder sie laufen Gefahr, durch eine nicht ausreichende Lizenzierung hohe Strafzahlungen zu riskieren“, warnt Ronny Schausten, Gründer und Geschäftsführer der s2-Software GmbH & Co. KG.

„Dabei gibt es mit Lizenzen aus Wiedervermarktung eine Lösung für das Problem, die nicht nur äußerst kostengünstig ist, sondern auch die Bindung an eine Cloud-Umgebung umgeht“, fährt der Lizenz-Experte fort. Dabei erwerben Kunden bei Ronny Schausten und seinem Team der s2-Software GmbH & Co. KG jedoch nicht allein die Lizenz – sie bekommen zudem eine Bedarfsanalyse und haben bei einer eventuellen Überprüfung durch Microsoft einen Partner an ihrer Seite, der Rechtskonformität, Prüfungssicherheit und Dokumentation gewährleistet.

Ronny Schausten von der s2-Software GmbH & Co. KG bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im UnternehmerJournal, Ronny Schausten. Welche Vorteile bietet eine gebrauchte Lizenz?

In vielen Unternehmen und auch bei den Kommunen haben wir es mit einem generellen Defizit zu tun, wenn es um das Thema Lizenzrechte geht. Dementsprechend wissen die Verantwortlichen nicht, dass sie ihre IT-Kosten mit einer gebrauchten Software-Lizenz deutlich senken können: Das gilt sowohl für Neuanschaffungen als auch für Umstrukturierungen. Aufgrund mangelnder Aufklärung und Sensibilisierung für das Thema, ist den IT-Administratoren im Zweifelsfall nicht einmal klar, dass eine Unterlizenzierung vorliegt. Eine rechtssichere Lizenzierung lässt sich mit unserer Hilfe preiswert umsetzen.

Was bedeutet der Begriff Unterlizenzierung?

Eine Unterlizenzierung liegt vor, wenn Software in einem Umfang genutzt wird, der von der Lizenz nicht abgedeckt ist. Da Lizenzen pro Nutzer oder pro Gerät erteilt werden können, kann es dabei natürlich schnell zu Fehlern kommen. Es ist heute eben oft so, dass sich mehrere Mitarbeiter einen Computer teilen oder vom Homeoffice aus auf ihren Arbeitsplatz zugreifen. Um eine Unterlizenzierung zu verhindern, umfasst unsere Dienstleistung eine Analyse der Situation, sodass unsere Kunden der s2-Software GmbH & Co. KG auf der sicheren Seite sind. Wir weisen im Übrigen auch auf eine Überlizenzierung hin, die mit erheblichen Kosten verbunden sein kann. In diesem Fall kaufen wir auch überschüssige Lizenzen auf.

Die s2-Software GmbH & Co. KG betreibt zwei Webseiten: s2-Software und TrustedLicense. Was hat es damit auf sich?

Mit der s2-Software GmbH & Co. KG bieten wir zum einen mittelständischen Unternehmen und IT-Dienstleistern gebrauchte Software-Lizenzen von Microsoft, die eine unbegrenzte Laufzeit haben. Unter dem Markennamen TrustedLicense wenden wir uns hingegen an Kommunen, Konzerne und große IT-Systemdienstleister. Dabei handelt es sich um verschiedene Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen – vor allem aber weichen ihre internen Abläufe stark voneinander ab. Wir wollen den verschiedenen Kundenkreisen einen möglichst einfachen Zugang zu unserem Angebot und eine reibungslose Zusammenarbeit bieten: Deshalb haben wir uns für die Aufteilung entschieden. Abseits davon ist unser Leistungsspektrum für all unsere Kunden gleich.

Ronny Schausten erklärt, wie er seine Kunden nach dem Erwerb der Lizenzen unterstützt

Sie haben davon gesprochen, dass Sie eine Analyse hinsichtlich des Bedarfs Ihrer Kunden vornehmen. Mit welcher Unterstützung können Ihre Kunden der s2-Software GmbH & Co. KG auch nach dem Erwerb ihrer Lizenz rechnen?

Bei Bedarf sind wir jederzeit zu erreichen. Nach dem Kauf bekommt der Kunde ein E-Mail von uns mit allen notwendigen Informationen und natürlich auch einer Anleitung. Die Software kann nach dem Kauf heruntergeladen werden. Nach Installation und Konfiguration des entsprechenden Systems wird der Product-Key zur Aktivierung eingegeben. Die im Hintergrund befindliche Lizenz wird per Lizenznehmerübertragung an den Kunden ausgeliefert. Für unsere Kunden der s2-Software GmbH & Co. KG ist das im Allgemeinen keine Herausforderung. Wichtiger ist, dass wir im Fall eines Audits – einer Überprüfung durch Microsoft –  für sie da sind. Wir stellen die notwendigen Unterlagen bereit und übernehmen auf Wunsch auch die Kommunikation mit den Prüfern. Unsere Kunden genießen die volle Rechts- und Auditsicherheit.

Äußern Ihre Kunden Bedenken hinsichtlich Ihrer Software-Lizenzen? Wie können Sie ausschließen, dass die Lizenzen nicht noch an anderer Stelle genutzt werden?

Bei einem Ankauf achten wir stets darauf, dass alle rechtlichen Rahmenbedingungen, welche der EuGH im Jahre 2012 festgelegt hat, eingehalten werden. Das Urteil ECLI:EU:C:2012:407 dient dabei als Grundlage unseres Geschäftsmodells.

Stellen Sie manchmal Vorbehalte gegenüber dem Umstand fest, dass die Lizenzen gebraucht sind?

Überraschenderweise schon. Dabei sprechen wir ja nicht über einen Gebrauchtwagen, der mit 100.000 Kilometern gewisse Abnutzungserscheinungen aufweist. Dieser Wagen wird vermutlich einige Schrammen und Beulen haben und der Käufer muss gegenüber einem Neuwagen mit hohen Werkstattkosten rechnen. Eine Software nutzt sich dagegen nicht ab. Der volle Funktionsumfang bleibt dem Käufer erhalten. Er erwirbt ein Produkt, das praktisch neu ist, zu einem unschlagbar günstigen Preis.

„Wir müssen uns vorstellen, dass wir mit der s2-Software GmbH & Co. KG und TrustedLicense die IT-Kosten im Vergleich zu einer Neuanschaffung um bis zu 72 Prozent senken können.“

Die konkrete Höhe hängt dann vom jeweiligen Produkt und der Menge ab – daher sind mögliche Vorbehalte nicht notwendig.

Unseriöse Anbieter in seiner Branche

Ronny Schausten, die s2-Software GmbH & Co. KG ist als seriöser Anbieter bekannt. Wie sieht es insgesamt in Ihrem Bereich aus?

Es gibt auf dem Markt leider sehr viele Händler, welche auf bekannten Portalen zu auffällig günstigen Preisen die Produkte vertreiben. Sie verkaufen Produktschlüssel, die am Ende vielleicht nur eine Woche gültig sein könnten, oder geben identische Lizenzen an mehrere Interessenten ab. Für einen Käufer lassen sich solche Betrüger allerdings recht leicht am Preis erkennen: Wenn ein Produkt, das eigentlich 150 Euro kostet, für fünf bis zehn Euro angeboten wird, könnte es sich um einen unseriösen Verkäufer handeln. Wer bei einem Anbieter Zweifel hat, sollte ansonsten darauf achten, dass eine Dokumentation vorhanden ist, die Rechtskonformität und Prüfungssicherheit gewährleistet.

Die s2-Software GmbH & Co. KG gibt es bereits seit 2016. Was hat Sie dazu gebracht, in den Handel mit gebrauchten Software-Lizenzen einzusteigen?

Ich habe mich schon lange vor der Gründung meines Unternehmens mit Softwarelösungen beschäftigt und dabei bemerkt, dass regelmäßig neue Versionen herausgebracht werden, die im Grunde keinen Mehrwert bieten. Für die meisten Anwender ist beispielsweise ein Schreib- oder Kalkulationsprogramm, das 2010 erschienen ist, auch heute noch vollkommen ausreichend. Die meisten würden wohl zustimmen, wenn ich behaupte, dass die Produkte längst ausgereift sind. Ein Wechsel ist zudem mit einem gewissen Aufwand verbunden, weil bestimmte Funktionen plötzlich an einen anderen Ort verschoben wurden. Ich habe dann herausgefunden, dass ich Lizenzen für ältere Versionen erwerben kann. Es schien mir eine gute Geschäftsidee zu sein, wenn sich das Angebot an Firmenkunden wendet. Das war der Startschuss für die s2-Software, die etwas später zur GmbH & Co. KG wurde.

Wie soll es mit Ihrem Unternehmen weitergehen? Was ist für die Zukunft mit der s2-Software GmbH & Co. KG geplant?

Unsere Mission der s2-Software GmbH & Co. KG besteht darin, den Unternehmen und Kommunen die Möglichkeiten aufzuzeigen, die gebrauchte Software-Lizenzen bieten. Es geht um ein enormes Einsparpotenzial und oft auch um den Wunsch, immer teurer werdende Cloud-Abonnements zu umgehen. Wir sind bisher in acht europäischen Ländern vertreten und planen, unser Geschäft in Zukunft auf die gesamte Europäische Union auszudehnen.