Die Kunst, schwierige Mitarbeitergespräche zu führen

Schwierige Mitarbeitergespräche zu führen sind eine Herausforderung und stellen hohe Anforderungen an die Kommunikation. Die Dinge müssen benannt werden, ohne dass es persönlich wird, während gleichzeitig die Situation bewertet und analysiert wird. So kann man Ursachen klären und das Arbeitsverhältnis verbessern.

Schwierige Mitarbeitergespräche führen – das Ansprechen unangenehmer Themen

Die Kommunikation zwischen der Führungsebene und den Angestellten ist wichtig und unerlässlich für ein gesundes Arbeitsklima. Dabei gilt es nicht nur, die Leistung und die Arbeitsweise zu bewerten, sondern auch darum, für alle Mitarbeiter eine gute Basis zu schaffen, miteinander auszukommen und effizient zusammenzuarbeiten.

Schwierige Themen, die angesprochen werden müssen, betreffen daher nicht nur die unzureichende Arbeitsleistung oder das häufige Zuspätkommen. Auch in anderen Bereichen ist ein Feedback nötig, so bei Unordnung, Suchtproblemen, Neurosen, einer mangelnden Hygiene oder bei dem Verdacht auf Diebstahl. Ein Fehlverhalten äußert sich verschieden und kann, nicht angesprochen, schnell zur Belastung des gesamten Arbeitsverhältnisses werden. Die fehlende Kommunikation schürt Konflikte, das Mobbing und den Loyalitätsverlust. Ohne Kommunikation ist die Kündigung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorprogrammiert. Daher muss man ab und an schwierige Mitarbeitergespräche führen.

Die Grundpfeiler des Gesprächs – positives Feedback und Klartext reden

Ist ein persönliches Gespräch zwischen Führungskräften und Mitarbeitern notwendig, ist das für beide Parteien eine Herausforderung. Schwierige Mitarbeitergespräche zu führen sind anstrengend und werden in der Praxis auch gerne umgangen. Das verschärft die Situation jedoch nur, daher sind schwierige Mitarbeitergespräche besonders wichtig und sollten zeitnah zum Ereignis oder Vorkommnis stattfinden.

Ein Feedback zum Verhalten und der Leistung ist allgemein ein zentraler Baustein im Arbeitsverhältnis. Führungskräfte können ihre Ziele vermitteln, während Arbeitnehmer erfahren, was von ihnen erwartet wird. Das ist durch Wertschätzung, Anerkennung und Verständnis gewährleistet, aber auch mit dem Recht auf Kritik.

Führungskräfte tragen die Verantwortung für das Arbeitsklima und das Erreichen der Ziele. Das beinhaltet die Analyse der Vorgänge und die Klärung von Problemen. Durch ein positives Feedback ist für Mitarbeiter die Chance gegeben, Fehler einzusehen und zukünftig zu vermeiden. Dabei obliegt es dem Vorgesetzten, die Dinge beim Namen zu nennen. Schwierige Mitarbeitergespräche zu führen verweist auf die Professionalität und Kompetenz, wenn es mit der erforderlichen Sorgfalt geführt wird, aber auch schafft, das Wesentliche zu benennen.

Verhalten während des Gesprächs

Die Unterhaltung erfolgt auf einer anderen Basis als das gewöhnliche Gespräch, wenn es darum geht, bestimmte Dinge anzusprechen. Wichtig ist, dass die Person, die ein Fehlverhalten gezeigt hat, als ganzer Mensch wahrgenommen wird und die Informationen zum Vorkommnis aus erster Hand stammen. Es geht darum, nicht persönlich zu werden oder jemanden anzuklagen oder zu beleidigen. Vielmehr soll das Verhalten selbst in den Vordergrund gerückt werden, wenn man schwierige Mitarbeitergespräche führen möchte.

Das benötigt die neutrale Darlegung der Fakten und ein Verdeutlichen der daraus resultierenden Folgen. Neben dem Klartextreden ist auch das Zuhören notwendig. Der Mitarbeiter sollte das Recht haben, seine Perspektive darzulegen. So ist ein gemeinsames Finden einer Lösung möglich. Sind die Bedingungen geklärt, ist ein positives Verabschieden sinnvoll. Der Vorgesetzte kann dem Mitarbeiter vermitteln, dass er an ihn glaubt und auf eine Besserung der Situation hofft.

Vorbereitung: Schwierige Mitarbeitergespräche führen

Die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Angestellten gelingt nur, wenn das Gespräch nicht emotional stattfindet, sondern professionell vorbereitet ist. Das erfordert eine Zusammenstellung der Informationen, die zur Verfügung stehen, die Planung, welche Dinge angesprochen werden müssen, und die Auflistung der Konsequenzen.

Fakten sind dabei unerlässlich, die das Fehlverhalten belegen. Es ist sinnvoll, sich bestimmte Gesprächsziele zu setzen und zwar höflich, aber bestimmt vorzugehen, um alle Punkte zu benennen. Dabei sollte auch bedacht sein, welcher Spielraum man für das Fehlverhalten einräumt. Eine schwache Leistung lässt sich beispielsweise mit dem Vorschlag für eine Schulung oder einem Coaching beheben.

Allgemein gilt, dass nicht die Person selbst das Problem ist, sondern das Verhalten das Problem verursacht. Und dieses gilt es, aus der Welt zu schaffen, indem man schwierige Mitarbeitergespräche führt. Der Mitarbeiter muss nicht geändert werden, sondern seine Leistung oder sein Benehmen. Das Gespräch setzt sich daher aus mehreren Schritten zusammen, aus der situativen Einleitung, aus dem Aufzeigen der Fakten und Konsequenzen, aus dem Anhören des Mitarbeiters und dem Finden einer gemeinsamen Lösung. Raue Kritik oder eine Abwertung des Gegenübers sind dagegen nicht lösungsfördernd. Konstruktive Kritik und Offenheit bringen das Gespräch in der Regel weiter.

Methoden für die professionelle Kommunikation

Da ein positives Feedback, verbunden mit konstruktiver Kritik, eine Bewertung des Verhaltens oder der Fähigkeiten und Leistungen des Mitarbeiters bedeutet, sind geeignete Methoden das A und O, um das Gespräch erfolgreich umzusetzen. Theorie und Erfahrung lassen sich dabei mit erlebbaren Anwendungssituationen abstimmen und die korrekte Vermittlung der Anforderungen erlernen.

Der Aufbau des Gesprächs ist in mehreren Schritten möglich. Zunächst geht es darum, das Fehlverhalten direkt und mit Fakten belegt anzusprechen und dem Mitarbeiter die Chance einzuräumen, das Gesagte emotional zu verarbeiten und sich zu rechtfertigen. Es ist wichtig, dass man die Folgen des Fehlverhaltens definiert und man damit einen neuen Entscheidungsraum öffnet, um eine Veränderung vorzunehmen. Wenn man solch schwierige Mitarbeitergespräche führen muss, dann können diese Veränderungen auch dort festgelegt werden.

Vorgesetzte, die ihren Ärger nicht herauslassen, sondern kompetent die Probleme ansprechen und gleichzeitig aufzeigen, welche Auswirkungen das Fehlverhalten auf das Arbeitsverhältnis hat, erzielen in der Praxis mehr Erfolg für eine positive Lösung der Umstände. Einfluss darauf nimmt die Qualität des Gesprächs, wobei auch der gegenseitige Respekt nicht fehlen darf. Es geht darum, einen Konflikt zu entschärfen und echte Lösungen zu finden, auch wenn man deshalb schwierige Mitarbeitergespräche führen muss.

Bewährt hat sich in einem solchen Gespräch das Aussprechen eines Wunsches statt eines Vorwurfs. Ein Vorgesetzter, der vermittelt, dass er sich mehr Leistung oder Kooperation wünscht, zeigt, dass es ihm nicht um den persönlichen Vorwurf geht, sondern um das Erreichen der Arbeitszielsetzung. Dabei sollte das Feedback immer handlungsrelevant sein.